Установка системы GPS-мониторинга: что дальше?
Купив современную систему GPS-мониторинга, многие предполагают, что дело сделано и осталось только пожинать плоды. Но это глубокое заблуждение. Любая система контроля является инструментом, который предоставляет новые возможности. Но как ими воспользоваться, по-прежнему зависит от человека.
Важно понимать, что организация систем контроля и GPS-мониторинга включает ряд инженерно-технических и организационно-управленческих задач. Наш опыт показывает, что внедрение систем должно происходить при активном участии не только инженерного персонала компании, но и всех управленческих звеньев, которые заинтересованы в результатах этого контроля. Почему? Рассмотрим алгоритм внедрения и запуска системы GPS-мониторинга.
Допустим, вы долго выбирали, примерялись, сравнивали и, наконец, приобрели такую систему.
Первый этап внедрения включает установку оборудования на технике, его настройку и обучение персонала, который будет управлять системой на предприятии. Поскольку система направлена на контроль, она естественным образом встречает не только сторонников, но и противников. Шутка ли — целый ряд людей попадает под дополнительный контроль. На всех уровнях компании, начиная от низшего звена — водителей и механизаторов, и дальше по цепочке — все попадают под этот контроль. Как правило, система хищения не сводится к отдельным личностям, а объединяет определенный круг людей. Если система успешно заработает, она начнет мешать не только водителям. Иногда цепочка хищений замыкается даже на руководителях высшего звена. Психологическая установка таких людей направлена на дискредитацию системы. Они всячески пытаются доказать руководству, что она неточна, неисправна, а если и работает, то только мешает жить.
В таком случае ответственным за внедрение должен стать собственник. Он в первую очередь заинтересован в том, чтобы система эффективно работала. Если владелец не проявляет волю и настойчивость в этом процессе, тот может постепенно сойти на нет. В результате недовольны все: компания, которая считает, что зря потратила деньги, собственник, уверенный, что ему донесли неправильную информацию о характеристиках этой системы, поставщики и, конечно, мы — производители.
Уже на старте важно, чтобы на предприятии был человек, ответственный за внедрение проекта, ведь процесс подразумевает не только инженерные, но и организационные мероприятия. Необходимо организовать взаимодействие служб и донести до них задачи. Очевидно, что результаты мониторинга интересны как автотранспортному подразделению, отделу логистики, так и бухгалтерии и финансовому сектору, службе безопасности. Они должны быть ознакомлены с системой и понимать, каких результатов нужно достичь.
Связанные одной цепью
Пройдемся по звеньям. Низший уровень — водители. Поначалу они воспринимают систему с осторожным интересом. Дескать, неужели, будет видно, сколько я заправил топлива и куда ездил. Затем следуют вопросы: «А можно ли ее сломать?», «Как сделать, чтобы она не работала?». Уже на этом этапе только из-за чисто психологических факторов уровень хищений, сливов и нецелевого использования транспорта резко падает. Люди знают, что появилась система дополнительного контроля, и стараются не рисковать лишний раз. Дальше, как правило, появляются наиболее смелые с вопросом «а что, если...?». И здесь самый важный момент.
Если на этом этапе водитель попробовал, например, слить пол-канистры топлива и остался безнаказанным, он уверует, что система несовершенна и можно жить как раньше. Слух об этом быстро распространится. Поэтому крайне важно сразу же пресечь такие случаи и наказать виновных. Не обязательно увольнять, можно ограничиться предупреждением или штрафом. Условно говоря, предупреждаем — «работаем до двух-трех предупреждений».
Следующий уровень — руководители среднего звена, начальники автопарка или механизированной колонны. На предприятии обязательно должен быть непосредственный куратор водителей или ответственный за состояние техники. Среди прочего, его задача — проводить регулярный осмотр техники на предмет вмешательств или нарушений. После установки системы к этим обязанностям добавляется осмотр бортовых систем, которые относятся к GPS-мониторингу проверка их работоспособности, выявление фактов вмешательства в работу системы.
Еще одно звено — управленческий персонал, люди, которые являются потребителями информации GPS-мониторинга. Их задача включает ежедневные или периодические отчёты о том, что техника работает в штатном режиме, в соответствии с плановыми заданиями, без отклонений и нарушений. Эту информацию они должны требовать от диспетчерской службы. Параллельно должен проходить регулярный технический осмотр техники, контроль работоспособности. В компании должен быть сотрудник, способный провести первичный технический осмотр этих устройств для минимизации затрат на техподдержку. В 90% случаев он сам может провести первичную диагностику системы. Мы его обучаем, объясняем, как правильно диагностировать нашу систему и выполнить начальные действия для устранения неисправностей.
Дальше следует этап адаптации программного обеспечения. Как правило, с началом непосредственной работы с программным обеспечением возникают пожелания по его доработке. Чаще всего они касаются наращивания функционала, модификации или добавления каких-то новых отчетов или полей в существующих отчетах. В этом случае крайне важно понять друг друга. Почти всегда в ходе доработок первоначальное понимание задачи как клиентами, так и нами меняется. И это нормально — в дискуссии рождается истина. При этом происходит адаптация системы под бизнес-процессы компании. У каждой компании они отличаются, универсальных подходов не бывает.
Сопровождение проекта — третий этап. Когда персонал обучен, оборудование настроено и работает, программное обеспечение адаптировано, нужно только регулярно поддерживать работоспособность системы. Для этого мы предлагаем договор постоянного сервисного обслуживания. Один из главных наших принципов — мы никогда не бросаем клиентов. Недавно, например, к нам обратился наш бывший клиент — крупный холдинг, где сейчас изменились собственник и менеджмент. Попросили помочь разобраться с нашей системой, установленной на технике предприятия уже около 6 лет назад и находящейся в автономном использовании. Естественно, помогли.
Важно понимать, что наша система не фискальная или учетная, а контрольная. Она дает собственнику возмоность понять, что происходит на самом деле в компании. Что делать дальше — он решает сам. Повторимся — главным заинтересованным лицом должен быть владелец. И, кстати, понимание этого к ним уже приходит. Недавно мы поставили и настроили нашу систему в одной компании, где собственник практически каждый день лично контролирует ее работу. Например, одной из функций системы является контроль соблюдения скоростного режима при выполнении технологических операций в поле. Так вот, он лично садится за руль трактора и превышает скорость, проверяя бдительность диспетчера. И это правильный подход.
