Шеф, все пропало… Как не допустить паники в коллективе и вернуться в докарантинный режим?
Чем живут компании в кризисные времена? С какими трудностями сталкиваются руководители? В каком состоянии находятся подчиненные? Как избежать паники и наладить диалог с сотрудниками? Как пережить все невзгоды и уверенно двигаться вперед? На эти и другие вопросы поможет ответить эксперт в области управления изменениями компании СhangeImpulse Ирина Чернышова. Latifundist.com запускает новую рубрику — звонок менеджеру изменений. В серии материалов мы вместе постараемся найти пути решения и ответы на все вопросы.
Тема №1
Абонент: Ирина, добрый день! Знаю, что Вы — профи во всем, что касается изменений. А уж ситуация с COVID-19, карантином и паникой — ничто иное, как те самые пресловутые «времена перемен». Обрисую коротко свой случай в данном контексте. Итак, несмотря на изоляцию в крупных городах, агросектор продолжает работать, сельхозкультуры высеваются, люди работают. И я пришел наемным ТОП-менеджером в одну из таких компаний, называть которую по причинам конфиденциальности не буду. С чем столкнулся сразу же? Коллектив подавлен, упаднические настроения витают в воздухе, тотальная неизвестность, которую накручивают особо ярые пессимисты и всепропальщики. Словом, кризис в точке апогея и накала: кто-то ожидает волны увольнений, кто-то рвется в бой, то есть на работу, чтобы дома не было так тоскливо. Нужно как-то привести всех в адекватное состояние, успокоить, настроить на рабочий лад. Тем более, что последних кризисов не бывает. Каждый — всегда очередной. Можете дать практические рекомендации: как коммуницировать с новыми сотрудниками в этих условиях?
Ирина Чернышова: Здравствуйте, Виталий. Постараюсь предложить Вам некоторые отправные точки выхода из кризиса, которые можно Вам как руководителю использовать в отношении подчиненных.
Итак, во время кризиса есть «моменты истины», которые в дальнейшем предопределят отношение людей к компании и ее организационному механизму. Проще говоря, люди смотрят и делают выводы именно в такие кризисные моменты: способно ли руководство справиться с ситуацией, а значит и последующим кризисом. Задача руководителя — взять ответственность, пресечь негатив на корню, продемонстрировать свою компетентность и уверенность в компании и людях.
Что нужно помнить и на что обратить внимание, расскажу Вам, исходя из моего опыта общения и наблюдения за работой других руководителей, других компаний. Надеюсь, что опыт, ошибки и удачи помогут и Вам.
Безопасность: физическая и психологическая
В период кризиса у сотрудников усугубляется шоковое состояние. Задача руководителя — обеспечить реальную безопасность: организовать удаленную работу, провести дезинфекцию помещений, сохранить зарплату, организовать корпоративные детсады — это Вы сами знаете, понимаете и действуете согласно политике и потребностям компании. Однако необходимо помнить о полном спектре человеческих потребностей. Людям важно знать правду, ощущать стабильность, видеть искреннее отношение и получить поддержку, чтобы сохранить самооценку в такое непростое время. Поэтому Вам как руководителю нужно проявлять доверие, сострадание и давать надежду. Другими словами, Вы должны заботиться и о ментальном здоровье своих сотрудников.
Как коммуницировать? Регулярно и по-человечески.
- Старайтесь выходить на видеосвязь, а не присылать сухие письма с указаниями на е-мейл.
- Установите интервалы в рабочие часы.
- Организуйте регулярный скайп-кофе или обед.
- Обеспечьте непосредственный доступ к Вам в определенное время для уточнения.
- Начинайте онлайн-встречу с неформального общения, спросите: как дела, как семья, дети, как настроение? Можете попросить отдел персонала подготовить короткое досье на важных сотрудников, чтобы Вы могли, затронув личные темы и вопросы, наладить контакт.
В качестве отступления, как работу над ошибками приведу пример компании, руководитель которой в период карантинного общения по видеосвязи не знал, о чем говорить с подчиненными, потому что привык раздавать задачи. Конечно, в офисе всех видно, можно быстро отреагировать, теперь же с сидящими по домам без невербалки, без быстрых «да-нет» вообще непонятно, как управлять персоналом. Приходили HR и учили: как начать с погоды/настроения, чем закончить, как онлайн должен выглядеть руководитель, чтобы не потерять авторитет и уважение.
Виртуальное общение
Если Вы как руководитель планируете использовать технологии для коммуникации (чат, группы в Telegram, видеоконференции в Skype, корпоративный портал), помните о важных моментах.
- Информация должна быть выверенной.
- Информирование должно быть из проверенных источников.
- Людям важно сообщать только то, что им нужно знать относительно их личной безопасности, безопасности близких.
- Информация должна быть быстрой, особенно в случае чрезвычайных событий.
Одна компания решила использовать корпоративное приложение. В обычных условиях его загружало 100 сотрудников в неделю, во время пандемии — 100 сотрудников в час, поскольку сотрудникам нужна прозрачная, объективная информация из доверенного источника.
Операционка в теории и на практике
Вероятно, Вы уже столкнулись с тем, что часть операционных расходов на работу некоторых групп сотрудников в офисе неоправданно велика? Продумайте заранее ряд вопросов. Как правильно решить эту проблему, исходя из потребностей и бизнеса, и сотрудников. Как обеспечить производительность тех сотрудников, которые не имеют дома достаточно места и условий для продуктивной работы? Как много сотрудников страдают от самоизоляции без общения с людьми? Каково их ментальное состояние? Сколько времени еще они смогут работать с таким же качеством и как скоро наступит депрессия и абсентеизм? Все эти вопросы нельзя сбрасывать со счетов. Подключите менеджеров по персоналу, пусть предлагают варианты.
Офисная жизнь после самоизоляции
Вам как руководителю нужно разъяснить своим сотрудникам, как компания будет придерживаться государственных мер безопасности и имплементировать их в корпоративную политику после возвращения в офис.
Однако важно учитывать чувства, страхи и индивидуальные обстоятельства людей. Например, обеззараживающие средства вызывают аллергию. Что делать таким сотрудникам, которым надо возвращаться в офис?
Коммуникативная кухня руководителя
Эмпатия — важный инструмент для построения внутренних коммуникаций.
Но сначала реальная история. Команде нужно принять решение, руководитель компании предпочел, чтобы все собрались в офисе, несмотря на карантин. Один из членов команды, придерживаясь строгих государственных мер соблюдения режима изоляции, не приехал в офис. После чего другие члены команды стали относиться к нему плохо, мол, мы тоже боимся, почему одному можно, а нам нельзя? Чтобы избежать подобного случая, предваряя встречу, нужно убедиться, что все разделяют Ваше мнение относительно оффлайн-встречи. В противном случае либо поддержать этого сотрудника перед остальными, либо провести видеоконференцию.
Готовясь к общению с персоналом, предлагаю руководствоваться методом мирового лидера в консалтинге, компании Gallup: ставьте себя на место подчиненного. Это реально может помочь Вам понять сотрудника, а ему понять Вашу заботу о нем. Он получает возможность почувствовать то, что для него важно.
- У моего руководителя есть четкий план действий.
- Я смогу выполнять свою работу.
- Как часто за последние 24 часа я соблюдал социальное дистанцирование?
- Мой руководитель держит меня в курсе того, что происходит.
- Организация, в которой я работаю, заботится обо мне.
ДЛЯ СПРАВКИ: Социа́льное дистанци́рование — комплекс санитарно-эпидемиологических мероприятий немедикаментозного характера, направленных на остановку или замедление распространения заразной болезни через увеличение физической дистанции между людьми и снижение числа близких контактов.
Ирина Чернышова, эксперт в области управления изменениями компании СhangeImpulse
