Воровство, кумовство и другое «...во»: как побороть злоупотребления в агросекторе

Хищения, откаты, кумовство — явления, которыми в буквальном смысле пропитан украинский агросектор. Владельцы агрокомпаний по-разному борются с ними: одни усиляют штат СБ-шников, устанавливают разнообразные датчики, горячие линии, проверяют сотрудников на полиграфе и т. д. Кто-то смирился с воровством как неизбежным злом отрасли. А вот основатель платформы «Этиконтроль» Олег Лагодиенко предлагает бороться с ними, казалось бы, непопулярным в массах методом, — с помощью информаторов.

Как разрушить миф о «стукачах» и правильно использовать неравнодушных/недовольных сотрудников в агрокомпаниях не только для борьбы с коррупцией и хищениями, но и с другими, часто незаметными, проблемами, которые со временем разрушают целые корпорации, он рассказал в интервью Latifundist.com.

Latufundist.com: Для начала расскажите, пожалуйста, о системе «Этиконтроль». Когда она появилась, что из себя представляет и в чем ее особенность?

Олег Лагодиенко: «Этиконтроль» — это система для сбора информации о том, что происходит на предприятии (инциденты и события), а также организации и документирования реагирования. Это коммуникационная платформа для общения с информаторами, в том числе и с анонимными. В программе есть каналы внутренней регистрации об инцидентах руководителями подразделений. Собственник бизнеса или уполномоченный специалист компании первыми узнают о том, что происходит в компании. Как правило, такие платформы заточены на нарушения правил поведения и корпоративное мошенничество.

Эта система возникла более трех лет назад. Мы чувствовали с своей работе необходимость в такой платформе, видели аналоги на Западе. Но, западные системы не удовлетворяют все запросы рынка.

Читать по теме: От маркетинга до отката: почем лояльность агрария?

Во-первых, они очень дорого стоят. Во-вторых, они были созданы еще в прошлом столетии по заказу крупных корпораций, согласно законам, которые для наших реалий мало актуальны. Если упомянутые системы развивались в связи с внешней необходимостью, то для нашей территории, это исключительно внутренняя потребность собственника или руководства иметь больше информации о проблемах организации и уметь их вовремя и быстро решать.

Для компании необходимо иметь надежный источник информации о внутренних событиях: и хорошее, и плохое.

Latufundist.com: А в целом какие в украинских реалиях наиболее распространенные нарушения?

Олег Лагодиенко: В Украине это зачастую воровство, тендерные нарушения, растрата, кумовство или дискриминация. Если говорить о производстве, то это вопросы оплаты труда, употребление алкоголя, нарушение техники безопасности.

Latufundist.com: На Западе, наверное, больше берут во внимание харассмент?

Олег Лагодиенко: Да, там другие проблемы: харассмент, неуважение, несправедливое продвижение по службе. Но мы к этому тоже придем. Конечно, подобное есть в Украине и сейчас, но пока люди живут более приземленными проблемами: низкая оплата труда, несправедливое отношение руководства. Поэтому первое задание коммуникационной платформы — это настроить независимую регистрацию событий, которая не была бы обезображена всякими иерархическими цепочками, а могла попасть к высшему руководству или собственнику непосредственно от источника.

Подобные системы, в том числе и наша, обеспечивают коммуникацию в форме диалога. Важно не «настучать», а донести полезную информацию. Платформа позволяет упорядочить информацию и поддерживать диалог, задавать информатору дополнительные вопросы и давать ему обратную связь: «Друг, мы проверили, информация не подтвердилась, извини» или «Дай больше фактов, доказательств или оставь сообщение еще раз».

У нас люди привыкли строить отношения в одностороннем порядке. Информатор сообщает какую-то чушь, а потом товарищи, которые рассматривают эту чушь думают негативно и про информатора, и про информацию. Люди разочаровываются и не заинтересованы, чтобы ситуация менялась. Наша задача все структурировать и настроить правильный диалог.

Читать по теме: Темная сторона агробизнеса

Latufundist.com: Куда попадают эти данные?

Олег Лагодиенко: Информация попадает в единый реестр событий, ничего не удаляется, каждое обращение должно быть вовремя обработано, потому что проблемы нужно решать своевременно. Конечно, это можно записывать в бумажном журнале или вести в таблице Excel, но в ХХІ веке должна быть нормальная система, которая автоматически будет устанавливать регламентные сроки, категорировать проблемы, устанавливать приоритеты реагирования. Потом информатор может отслеживать, как и когда среагировала команда, насколько качественно. Важный момент, нужно, чтобы решением определенной проблемы занимался соответствующая функция. Например, проблемы с сельхозтехникой — инженер, проблемы из-за злоупотребления алкоголя — отдел кадров и т.д.

Latufundist.com: Эти ситуации сортируют по ключевым словам?

Олег Лагодиенко: Сортируют соответственно категории, нарушению. Если обращаешься с проблемой алкоголя, то выбираешь «Проблема употребления алкоголя на рабочем месте». Зачем это, например, службе безопасности, если она занимается пресечением воровства, или менеджеру, который занимается конфликтом интересов и пресечением коррупции. Это все разные вопросы, и если их правильно организовать, то эффективность труда команды повышается.

Часто реагирование требует тщательного изучения проблемы, поиска доказательств, подготовки внутреннего расследования. Наша задача — предупредить ситуацию, когда людей обвиняют в том, чего они не делали, либо контрагентов заносят в черные списки, снимают с тендеров. Для этого нам (т.е. нашему клиенту – пользователю системы) необходимо убедиться, что вся собираемая информация верна, она подшита к делу, и все логически связано между собой. Наша методология предусматривает, что нужно все разложить по полочкам и отделить хорошее от плохого, серое от черного.

Читать по теме: Беззащитные гиганты: как агрохолдинги борются с хищениями

Конечно, мы усложнили работу командам расследования, но облегчили тем, кто принимает решения. Вероятность того, что по задокументированной ситуации примут неправомерное решение — минимальна. Наша задача отойти от практики анонимок и сбора лишь негативной информации, а внедрить стандартные сценарии проверок, чтобы убедиться, что команда предприняла все необходимые меры и предупредила негативный исход.

Latufundist.com: С информатором ведется переписка?

Олег Лагодиенко: Да, система позволяет проводить уточнения, как до начала расследования, так и в конце. Финальное решение руководства заносится в протокол, а информатор в личном кабинете его соответствующую часть. Он может не согласиться и сказать, что ничего не изменилось. Например, он сообщил, приняли меры, но человек и дальше ворует. Тогда информатору предлагают дать повторную заявку и предоставить новые доказательства.

Latufundist.com: Разберем на конкретном примере: компания подключает вашу систему, всех сотрудников оповещают, что отныне мы работаем с такой платформой. С помощью каких инструментов они могут ею воспользоваться?

Олег Лагодиенко: В первую очередь, телефонная линия для бесплатных звонков и веб-портал, также есть умный автоответчик, живой чат, чатбот в месенджерах и, конечно, электронный ящик.

Latufundist.com: Что чаще всего используют?

Олег Лагодиенко: По-разному, зависит от специфики работы компании. Если это только офисные сотрудники, то будут веб-формы и чат, если — производство, то будет больше телефонных звонков, если же это сельскохозяйственный бизнес, то желательна бесплатная линия, чтобы было комфортно звонить пайщикам, сотрудникам из села.

Latufundist.com: Звонки идут в ваш колл-центр?

Олег Лагодиенко: Да, у нас свой колл-центр. Еще до создания сервиса, мы убедились, что нужна собственная экспертиза, котора отличается от классических гарячих линий. Иногда люди звонят просто выговориться, но у нас же есть обязательства перед клиентом. Так что оператору нужно из этого потока сознания вычленить информацию, которую можно использовать. Не просто передать запись, а уловить то, что нужно проверить.

Хорошая мировая практика говорит, что на самом деле потенциальных информаторов тоже нужно обучать. Как это сделать? Безусловно, мы сопровождаем компанию с внедрения системы, обучаем сотрудников и делаем коммуникационные материалы для информаторов. Но, все равно, иногда люди не могут сориентироваться в сути своей проблемы, а иногда называют целый комплекс: «Нас здесь все обижают, не ценят, не считают за людей».

Latufundist.com: Такое тоже нужно фиксировать?

Олег Лагодиенко: Конечно. Дальше уже разбираем, в чем проблема: либо зарплата низкая, либо начальник накричал. Почему у сотрудника возникло чувство, что его не считают человеком. Это разные ситуации, но бывает, что несколько кейсов собраны в одной ситуации. Иногда человек жалуется на дискриминацию. Обученный оператор начинает задавать вопросы, как относится обвиняемый человек к другим сотрудникам, есть ли свидетели унижения. Если на это жалуется женщина, то тут может присутствовать сексизм или что-то большее.

Квалифицированный специалист должен разговорить информатора и все детально расспросить. Часто человек звонит и сообщает, мол, я из такого-то населенного пункта. Этого недостаточно, нужно четко зафиксировать подразделение компании. Или звонят «с элеватора», их могут быть десятки, а человек не называет из какого именно. Он боится, что его вычислят. Тут нужно вовремя объяснить, что в их организации 10 элеваторов и помочь ему не смогут, если он хотя бы приблизительно не укажет местоположение событий.

Latufundist.com: Олег, а Вы лично, ради интереса, отвечали на телефонные звонки?

Олег Лагодиенко: Да и не ради интереса. Одно дело, когда мы это делаем во время обучения, другое — когда в организациях происходит какое-то ЧП. Может поступать несколько звонков одновременно. У нас в центре мой телефон запараллеленный, иногда я отвечаю быстрее, чем кто-то из моих коллег. Это также и мой механизм контроля качества, как команда реагирует на обращение. Потому что мы должны отвечать с первого гудка.

С другой стороны, и у меня бывают ситуации, когда все методики и инструкции приходится обнулять, потому что человек сообщает: «Я вам рекомендую посмотреть на такой-то участок, он там-то находится». Пытаюсь расспросить, узнать хоть какую-то конкретику, доказательства, фамилии, номер автомобиля, а человек повторяет одно и то же. В таком случае — это просто наводка, это не сообщение. Люди могут бояться рассказать больше. Но, зачастую, хорошим специалистам и этого достаточно.

Читать по теме: заКАДРовые проблемы или зри в корень

Latufundist.com: Немецкий специалист по борьбе с коррупцией, омбудсмен Берлина Кристоф Парч говорил, что из 10 сообщений 5 сразу отбрасывается. Далее проходит сортировка еще по нескольким факторам, и в итоге остается всего пара сообщений. У вас тоже так происходит?

Олег Лагодиенко: Абсолютно, но это то, что касается коррупции. Это только один из 20 видов ситуаций, которые обслуживают наши горячие линии. Дискриминация, алкоголь, коррупция, нарушение техники безопасности, воровство, проблемы с учетом, недостоверность отчетности, конфликт интересов, кумовство, и это еще не полный перечень.

Latufundist.com: Назовите ТОП-5 ситуаций, по которым к вам обращаются?

Олег Лагодиенко: Сейчас ТОП-5 — это несправедливое отношение к сотрудникам, нарушение тендерных процедур, воровство, растрата и неправильное использование имущества компании.

Latufundist.com: МХП у себя на сайте задекларировал, что работает с вашей системой. Как происходило внедрение «Этиконтроля» в агроиндустриальном холдинге?

Олег Лагодиенко: Нашу систему мы подключили в МХП более года. В какой-то момент у них возникла потребность работы с риском внутренней коррупции. Нашу компанию они нашли случайно, через поисковик. Уже тогда мы увидели, что у этой компании есть здоровая мотивация. Они делали это не просто «для галочки». Была цель — внедрить механизмы регистрации проблем и их решения. Начинали мы с поддержки политики противодействия коррупции, но сейчас все переросло в более значительный проект. Теперь в компании работает своя служба этического контроля.

Читать по теме: Анатомия агрохолдинга: внутряки МХП (обновляется)

Latufundist.com: Какие опции у них подключены?

Олег Лагодиенко: Формально она была нацелена на коррупцию, но параллельно решались вопросы, с коррупцией никак не связанные. Бывали ситуации, когда люди повторно звонили в колл-центр и благодарили за решение ситуации — это непередаваемые ощущения. Они знают, что мы третья сторона и, тем не менее, звонят и благодарят.

Latufundist.com: Под вашу службу создают отдельные должности в агрохолдинге?

Олег Лагодиенко: Нет, это плохая практика. Хорошая практика, когда при сотрудничестве с нами что-то сокращают. Тогда мы видим, что реально где-то упростили людям работу.

Latufundist.com: В агрокомпании, где, например, работает более 10 тыс. сотрудников, все имеют доступ к системе?

Олег Лагодиенко: Да, это все публично, открыто, телефон на сайте есть. Мы придерживаемся принципа распространения по компании «сарафанное радио». МХП также подключали систему без лишнего пиара.

Latufundist.com: С такой компанией, как МХП, сколько обращений за день или за месяц поступает?

Олег Лагодиенко: Есть мировой бенчмарк — 15 сообщений на сто сотрудников в год. На самом деле, это немного. И сюда включена не только коррупция, но и проблемы, связанные с алкоголем, дискриминацией, харассментом и прочее. Стоить отметить, что мы не располагаем статистикой наших клиентов, если они прямо нам об этом не говорят.

Latufundist.com: Что Вы говорите при первой встрече с клиентом: «Мы даем вам инструмент, но не решаем проблему, это ваша задача»?

Олег Лагодиенко: Да, более того, мы не собираемся «впаривать» этот инструмент, лишь бы заработать деньги. Здесь стоит упомянуть о горячих линиях. Их не нужно рассматривать, как «серебряную пулю», панацею от проблем, они работают в комплексе. Как правило, в компании о них задумываются, когда вспоминают о ценностях, кодексах этики, внутренних правилах поведения. Вот для этого создана наша платформа. В идеальном мире подобные нашим механизмы или горячие линии работают, как страховка.

Мы создали механизмы для внутренней регистрации, чтобы работники могли по упрощенной процедуре решать проблемы, и только при необходимости задействовать силу информаторов. Часто люди думают, мол, вот запустим горячую линию для компании и сразу решим проблемы с коррупцией. Нет, резко, в один момент ничего не изменится, но постепенно, в сочетании с другими механизмами она принесет свои плоды.

Latufundist.com: В первую очередь для внедрения системы должна быть заинтересованность самого собственника компании?

Олег Лагодиенко: Это хороший аргумент, но не всегда. Политическая воля не нужна для горячей линии как таковой. Она нужна для процесса. Нужно быть готовым реагировать на проблемы и быть готовым их решать. Собрать информацию несложно, сложно принять решение. Бывает, что возникает проблема, собраны факты, доходит до руководителя, а он говорит: «Не готов».

Latufundist.com: А если, к примеру, поступает информация о начальнике департамента или члене борда директоров, есть ли у вас отстраненный человек, какая-то тревожная кнопка, чтобы это сразу увидел собственник?

Олег Лагодиенко: Это называется механизм эскалации. Он предусматривает, что еще на этапе регистрации проблемы, когда человек сообщает на кого хочет пожаловаться, вся история автоматически поднимается вверх. Те, кто стоят ниже по должности, даже знать об этом не будут. Например, если люди жалуются на руководство кластера, то информация сразу поступает в главный офис, если жалуются на главный офис, то информация поступает еще выше.

Latufundist.com: При запуске системы, очевидно, вы слышали сравнения с советскими стукачами, доносчиками. Есть ли сейчас какой-то негатив в общественном восприятии?

Олег Лагодиенко: К сожалению, есть до сих пор. И будет существовать столько, сколько люди будут отказываться использовать эти механизмы так, как мы рекомендуем. Если делать это неправильно, то информация будет использована против людей. Под правильным использованием я понимаю максимальную прозрачность данных, постоянный диалог с информаторами и обратная связь с ними, защита обвиняемых людей от того, что информация будет использована против них, без критического анализа зависимостей фактов и доказательств и возможности апеллирования. Поэтому в нашей системе собран весь цикл: от регистрации проблемы до ее решения. Если сделать процесс кусками, то это будет 1937 год или что-то подобное.

Меня спрашивают, а как быть, если люди со злым умыслом хотят кого-то очернить? Но если механизм построен правильно, то на стол будут попадать только проверенные факты и в этом нет ничего плохого, несмотря на мотивы.

Latufundist.com: Могут ли какие-то факты о безосновательном увольнении использовать, чтобы доказать неэффективность вашей системы?

Олег Лагодиенко: Такое может быть, но поскольку в системе все документируется и ничего не удаляется, то подобная возможность, со временем, нивелируется. У многих уже есть внутренний аудит или комплаенс. Всегда найдется уполномоченный человек, который проверит качество работы обвиняемого и того, кто обвиняет.

Latufundist.com: В случае с агрокомпаниями у вас есть внутреннее позиционирование целевой аудитории? Например, фермер с 5 тыс. га — это ваша аудитория или нет?

Олег Лагодиенко: На первый взгляд может показаться, что нет. Ведь, если под твоим руководством 20 человек и ты не чувствуешь, чем они живут, то никакой этический контроль тебе не поможет. С другой стороны, может быть огромное количество людей вокруг, те же пайщики. И проблематика будет не в том, что люди плохие. А кому-то комбайн, проехав по селу, заденет черешню. Один наберется наглости и позвонит, все выскажет, другой — промолчит, но негатив останется. А этот негатив необходимо снимать, если хотим, чтобы люди не уходили к конкурентам. В таком случае, наша система — не инструмент для связи с информаторами, а механизм для связи с окружающей средой, в которой ты работаешь.

Или в случае с пасечниками при обработке полей. Их вроде бы предупреждают об опрыскивании пестицидами, но кто проверяет обратную связь? А потом возникают конфликты. Поэтому, в современном мире наша система — это необходимость даже для небольших предприятий. Входной барьер у нас €20 в месяц. Для компании с 5 тыс. га платить за пользование системой 8 тыс. грн в год — это не проблема.

Latufundist.com: Среди самых распространенных жалоб Вы упомянули тендерные. Кто имеет доступ к тендерным торговцам: отдел закупок, бухгалтерия? Как отрегулировать этот вопрос с 10 тыс. работников?

Олег Лагодиенко: Не стоит рассматривать все споры о тендерах, как единое зло. Люди могут создавать непрозрачную коммуникацию. Здесь нужны достоверные факты. Как правило, заявки подают люди, которые как-то участвовали в самом тендере. Это могут сделать даже контрагенты. Например, в МХП прямо на тендерной площадке есть большая кнопка «Сообщить о коррупции». Хотя, насколько я знаю, сообщают не только о коррупции, а и о любых нарушениях в проведении тендерных процедур: от несправедливых торгов до неурегулированного тайминга.

В аграрном бизнесе часто бывает, когда пайщик жалуется на деятельность руководителей на местах. Договор заключили, а деньги не получают, и негатив идет на всю компанию. А на самом деле виноват юрист, который создал проблему, а теперь не отвечает на звонки этого человека.

Latufundist.com: Если говорить о доверии внутри компании, то как Вы относитесь к тому, что некоторые предприятия проверяют сотрудников на детекторе лжи?

Олег Лагодиенко: В разговоре о полиграфе нужно понимать, что такая методика срабатывает только при профессиональном подходе. Тут очень тонкая грань между задаваемыми вопросами и выводами, которые хотят сделать.

Полиграф — это, как нож у хирурга. Можно сделать много хорошего, можно и много плохого. Я не рекомендую использовать полиграф, как основной инструмент. Основной инструмент — комплекс мер, которые поддерживает горячая линия. Полиграф лучше использовать в случае, когда есть сигнал, собраны доказательства, но расследование зашло в тупик, и нужна дополнительная информация.

Хороший полиграфолог вначале проведет ряд тестов, чтобы узнать, можно ли этого человека вообще сажать за полиграф. Потому что есть техники, которые позволяют обмануть этот инструмент. Знаю курьезные ситуации, когда людей обвиняли в наркомании. Хотя человек ничего не употреблял, он мог просто перенервничать. Мое мнение — полиграф не должен быть единственным источником информации.

Latufundist.com: Какие самые глупые вопросы задают потенциальные клиенты?

Олег Лагодиенко: Самый странный вопрос: «Так это вы теперь будете все о нас знать?». Мы, в таких случаях, сразу отвечаем: знает ли разработчик учетной системы, что происходит в бухгалтерии той или иной компании? Нет. Аналогично и здесь. Мы продали предприятию систему, они в ней живут. Точка. А еще меня удивляет вопрос, когда я рассказываю клиенту о системе: «Подождите, как вы эти проблемы будете решать? Так вы их не будете решать? Это мы должны их решать?». Многие думают, что они купят систему и за них решат сразу все проблемы.

Все решения должны быть приняты в регламентные сроки. Часто это очень тяжело. Особенно, при в большой компании. Но лучше, чтобы люди звонили нам, чем неизвестно кому. Поэтому, моя рекомендация для любой компании, если не хотите выносить сор из избы — создавайте свои механизмы контроля и обо всем узнавайте первыми.

Latufundist.com: Благодарим за интервью!

Константин Ткаченко, София Ярошенко, Latifundist.com