Пути минимизации потерь зерна при транспортировке. Часть 2. Практические советы
Джерело фото: ПроАгро
В продолжение обсуждения темы, которая касается всех операторов зернового рынка Украины, — потерь зерна при транспортировке — рассмотрим пути минимизации данных потерь.
На своем личном многолетнем опыте работы в зерновой логистике я убедился, что для минимизации потерь при транспортировке начинать надо с организационных мероприятий.
Для начала логистическим подразделениям совместно с финансовым отделом необходимо провести ряд организационных мероприятий для обеспечения оперативной фиксации, документального оформление недостач и обеспечения компенсации потерь при транспортировке виновными сторонами.
Рекомендованные организационные мероприятия:
- Утвердить приказом по предприятию нормы недостач при транспортировке для каждого вида продукции и типа транспорта (авто, ЖД, водный транспорт). Установить порядок компенсации недостач груза и списания недостач в бухгалтерском учете.
- Данные утвержденные нормы недостач необходимо внести в договора ТЭО (для ж/д экспедиторов); в договора транспортировки (для автоперевозчиков). Обязать автоперевозчиков и ж/д экспедиторов компенсировать сверхнормативные потери зерна при транспортировке.
- Организовать процедуру составления и подписания Акта о недостаче груза при обнаружении фактической недостачи в месте выгрузки. Для автотранспорта организовать внесение в ТТН отметки о составлении Акта о недостаче груза. Для автотранспорта необходимо наличие подписи водителя в Акте о недостаче груза. Внести в договор транспортировки пункт о штрафных санкциях в отношении автоперевозчика за отказ водителя от подписания Акта о недостаче груза. Данный документ — основание для выставлений претензий автоперевозчику или ж/д экспедитору.
- Организовать процесс уведомления перевозчиков и грузоотправителей об обнаружении сверхнормативных недостач или сверхнормативных расхождений по качеству (желательно круглосуточное уведомление по факсу и телефону). Организовать процесс комиссионного определения количества и качества по спорным партиям зерна.
- Для ведения полноценной претензионной работы со сторонними элеваторами рекомендую вносить в договора хранения со сторонними элеваторами пунктов, регламентирующих порядок взаимодействия при недостачах согласно «Инструкции о порядке приемки продукции… по количеству. П-6» и «Инструкции о порядке приемки продукции ... по качеству. П-7».
- Изучить возможность страхования груза и компенсации недостач страховыми компаниями (пока данный инструмент не работает).
Реализация данных мероприятий позволит нам вести плановую работу по минимизации потерь. Далее предлагаю рассмотреть причины потерь и разобраться, какие доступные инструменты позволят минимизировать потери при транспортировке.
Для удобства рассмотрения я отобразил основные причины недостач и инструменты их минимизации в табличном виде. Смотрите Таблицы №1 и №2.
В любом случае для реализации всех описанных мероприятий потребуется увеличение штата логистического подразделения компании или привлечение сотрудников коммерческого департамента (закупщиков зерна) к процессу отгрузке. При этом полученный экономический эффект из-за сокращения потерь зерна полностью покроет затраты на персонал.
Далее рассмотрим причины сверхнормативных расхождений по качеству зерна.
По своему личному опыту могу особо выделить положительный эффект от наличия в штате компании инспекторов качества, которые участвуют в отгрузке зерна и контролируют правильность определения качественных показателей. Например, во время моей работы в компании «Оптимус» в ее штате имелось около 10 инспекторов качества, которые, помимо прочего, контролировали отгрузку подсолнечника со сторонних элеваторов.
Благодаря работе этих инспекторов расхождения по качеству подсолнечника уменьшились на 0,8% (с 1,2% до 0,4%). Это существенная экономия для компании (если в цифрах, экономия при отгрузке 100 тыс. т подсолнечника составит 800 т или 8,8 млн грн, при цене подсолнечника 11 тыс. грн/т). Ежегодно компания отгружала со сторонних элеваторов около 200 тыс. т подсолнечника. Полученная экономия из-за уменьшения потерь по качеству с лихвой окупала содержание штата инспекторов, при этом их основной деятельностью являлся контроль за работой ПТЛ и хранением зерна на собственных элеваторах компании.
Косвенные методы минимизации потерь зерна при транспортировке
Также хочу дополнительно озвучить косвенные методы минимизации потерь зерна при транспортировке. К ним относится ведение рейтинга сторонних элеваторов и работа с собственным персоналом по усилению вовлеченности в процесс отгрузки и ответственности за результат транспортировки зерна с элеваторов.
Начнем с рейтинга элеваторов. Его ведение — это способ влияния на проблемные элеваторы в части недостач груза. Что в себя включает ведение рейтинга.
А) Перед началом работы с новым элеватором необходимо провести его осмотр компетентным сотрудником на пригодность к хранению, доработке и отгрузке зерна.
Б) Составить рейтинг элеваторов по следующим критериям:
- состояние технической базы элеватора (тип хранилищ; наличие пожарной сигнализации; термометрии; тип сушилки и очистительных машин и т.д);
- коммерческая привлекательность элеватора (репутация; объем заготовки зерна; наличие среди клиентов компании крупных зернотрейдеров и т.д);
- логистические параметры (скорость погрузки; емкость ж/д пути; ограничения для автотранспорта (высота авто; длина весов и т.д)).
И самое главное звено в процессе отгрузки зерна — сотрудники отдела логистики, которые вносят в данный раздел величину фактических потерь зерна (недостачи по весу; потери по качеству) при отгрузке с конкретного элеватора.
При критических потерях рейтинг конкретного элеватора понижается и коммерческая служба минимизирует закупку зерна на данном элеваторе, вплоть до полного ее прекращения. Этот метод позволяет косвенным образом влиять на поведение элеваторов и стимулировать их снижать издержки поклажедателей. Ведь в противном случае можно остаться вообще без клиентов.
Машины с подсолнечником, из которых был похищен груз по пути следования:
Второй косвенный метод минимизации потерь зерна при транспортировке — работа с собственным персоналом по усилению вовлеченности сотрудников логистических и коммерческих подразделений в процесс отгрузки и повышение ответственности за результат транспортировки зерна.
Особое место в эффективной работе логистического подразделения я бы отвел именно этому методу. Что для этого нужно?
Для эффективной работы логистического подразделения необходимы:
- Процесс постоянного обучения логистов; повышение профессионального уровня персонала, приобретение знаний в области качества зерна, условий его хранения и транспортировки.
- Повышение мотивации логистического персонала (один из инструментов — внедрение системы KPI — ключевые показатели эффективности). Особенно система KPI эффективна в процессе контроля и минимизации потерь при транспортировке.
Например, в нашей компании системой KPI четко обозначены величины потерь при транспортировке для авто/ЖД транспорта. Осуществляется систематический контроль за данными показателями, применяются соответствующие исправляющий ситуацию действия.
Несовершенная нормативная база Украины в области зерновой логистики
Отдельный вопрос, который существенно мешает работе операторов зернового рынка — это несовершенство нормативной базы Украины в сфере зерновой логистики. Опять же, в табличной форме я описал основные проблемные вопросы и нормативные документы, которые, на мой субъективный взгляд, требуют корректировки. 
Приоритетными вопросами по изменению нормативной базы в зерновой логистике, на мой взгляд, являются вопрос уменьшения до 0,2% нормы недостачи при транспортировке зерна железнодорожным транспортом и необходимость изменения схемы пломбирования вагонов–зерновозов.
Я не понимаю, почему в редакции от 2002 г. «Правил перевозок грузов ж/д транспортом» была увеличена норма недостачи для зерна до 0,5%. Объяснение одно — это желание «Укрзализныци» уменьшить собственную ответственность за кражи груза в пути следования.
Отдельный вопрос: когда УЗ изменит схему пломбирования вагонов-зерновозов и начнет реальную борьбу с хищениями зерна. Безнаказанное воровство зерна на железной дороге необходимо прекращать.
