Дилетант vs профессионал: практические рекомендации по обучению закупщиков

APS SMART

Кто такой закупщик? В советское время были снабженцы, но перед ними стояла другая задача — достать товар. Учитывая, что сейчас проблемы с «‎достать» нет, а на рынке присутствует изобилие, перед закупщиками стоят другие задачи — подобрать правильный товар нужного качества, приобрести его вовремя и с минимальными затратами. Исходя из этих задач, появился спрос на квалифицированных специалистов — закупщиков. 

Истоки профессии

Эта профессия появилась не так давно, но стремительно начала развиваться в последнее время. Почему? Раньше все делали акцент на продажах. Но уровень продаж вырос — сложно что-то новое придумать там, где все интересное придумано до нас и неоднократно подтвердило свою эффективность.

Читать по теме: ТОП-3 ошибок при закупках в агрокомпаниях

Особенно в кризисное время топ-менеджмент и собственники ищут способы сокращения затрат. Но где их искать? Как правило, это фонд оплаты труда и закупки. Соответственно, оптимизируя закупки, можно значительно экономить, а значит, в конечном итоге зарабатывать.

Василий Богуш, автор статьи, директор по проектам компании Aladdin Systems

Можно успешно продавать продукты или услуги, при этом неэффективно тратить средства. Это в результате приведет компанию к нулевым показателям или работе в минус. Для того, чтобы избежать подобного результата, нужны не просто закупщики, а специалисты с большой буквы. 

Арсенал инструментов продавцов велик, к примеру, использование различных CRM, воронки продаж и т. д. А вот у закупщиков ничего похожего не было. Исходя из этого, появилось наше решение. Мы как закупщики видели реальную проблематику, когда нужно провести сложный тендер и быстро систематизировать многостраничные Excel-таблицы, понимали, что без использования программного продукта это нереально. Поэтому и была создана наша система, которая позволяет автоматизировать весь процесс закупок, начиная от возникновения потребности и заканчивая поставкой продукции на склад. Теперь можно сравнить тысячи позиций и десятки лотов нажатием одной кнопки.

В чем соль?

Мы не просто предлагаем заказчику систему автоматизации закупок, мы готовы предоставить также высококвалифицированную закупочную экспертизу. Наша компания предоставляет очень полезный инструмент — предпроектный консалтинг. Появился он не просто так. На практике у нас были кейсы, когда после внедрения системы закупки «не взлетали» и заказчик не получал нужного эффекта. И, естественно, возникают вопросы: а почему так? Ответ прост: система все проблемы не решит, поскольку это только инструмент. 

Для начала нужно изучить бизнес-процессы, определить круг проблем, оптимизировать процессы, внедрить систему, провести обучение людей — и «вперед». Иногда необходимо привлекать новых людей, которые готовы внедрить инновационные подходы. С этим мы тоже помогаем нашим заказчикам. Поэтому, приходя к заказчику, мы говорим: «Ребята, давайте сначала сделаем предпроектный консалтинг?» Консалтинг направлен на аудит, определение проблематики и подготовку практических рекомендаций для решения тех или иных проблем и улучшения бизнес-процессов: полностью смотрим закупочную цепочку, рисуем схемы бизнес-процессов, указываем, где узкие места. И уже вместе с заказчиками решаем, как изменить бизнес-процессы для того, чтобы это все заработало эффективно.

После этих операций топ-менеджер или собственник, увидя свои проблемы, принимает правильное решение, как строить системные закупки. Инструментом ему послужат автоматизация, оптимальные бизнес-процессы и подготовленный персонал. 

Примером могут быть проекты в компаниях «‎Глобино», AgroGeneration, «‎Инагро».

  • «‎Глобино» — выполнен аудит существующих бизнес-процессов обеспечения, определена проблематика, разработаны и внедрены рекомендации по оптимизации соответствующих бизнес-процессов. Рекомендована автоматизация всего процесса обеспечения, закупочная система интегрирована с учетными системами заказчика. Рекомендовано проведение открытых процедур выбора поставщиков.
  • AgroGeneration — выполнен полный аудит бизнес-процессов обеспечения, определены «узкие места», подготовлены рекомендации по оптимизации существующих процессов. Работа проводилась с представителями всех региональных структур. По результатам консалтинга централизовали сбор потребности и ключевые закупки всех подразделений. Подготовлены рекомендации для составления нормативных документов, регламентирующих закупочную деятельность компании.
  • «‎Инагро» — проведен аудит существующих бизнес-процессов закупок, определена ключевая проблематика, подготовлены рекомендации по улучшению соответствующих бизнес-процессов. Рекомендовано проведение on-line редукционов на логистические услуги.

Важно найти «правильных» людей, которые имеют реальный опыт и желание автоматизировать закупки, чтобы сделать их эффективными и прозрачными. Только в таком случае проект «взлетит». 

Исходя из нашего опыта, можем утверждать, что 1 грн сэкономленная в закупках, увеличит маржинальность бизнеса на 2 грн и выше!

Читать по теме: Как сделать закупки эффективными и прозрачными: технология APS SMART

Программа обучения закупщиков

Наши специалисты в техническом плане знают систему досконально и, как правило, имеют  реальный опыт в закупках. То есть это эксперты, которые знают не только одну систему, и не только одни закупки. Они подготовлены комплексно, так как работают с клиентами из различных сфер бизнеса и, как правило, уже не один год. Поэтому, приходя на начальном этапе к заказчику, мы запрашиваем исходную информацию. Например, об участниках процесса — роли, описание основных действий, маршруты согласований. Дальше рисуем блок-схемы, которые используются для дальнейшей настройки системы.

Следующим этапом идет настройка под утвержденные схемы модулей и маршрутов согласования системы. Когда все настроено, корректность работы изначально проверяется на тестовой среде. И только после этого мы приезжаем к заказчику на место для обучения. До карантинных ограничений обучение всегда проводилось очно, сейчас же перешли в онлайн-плоскость, но это никак не повлияло на качество обучения.

Первая часть обучения — теоретическая. В одну группу входят от 10 до 20 человек. Продолжительность зависит от того, какая роль у обучающихся. К примеру, автор — это простая роль, достаточно и 2-х часов. Если это закупщик, то у него широкие полномочия, поэтому его обучение может занимать от 4 до 8 часов. Если это различного уровня руководители, тендерный комитет и т. д., проходящие небольшое обучение, так как являются просто согласовантами, которым не нужны глубокие знания системы.

Вторая часть — это практические кейсы. Начинаем создавать заявку. Все это происходит вместе с группой обучающихся. Таким образом люди не только слушают теорию, а потом уходят и забывают, а реально тестируют нашу систему. Если мы видим, что закупщики клиента слабо подготовлены и в некоторых моментах «‎плавают», тогда дополнительно подключаем экспертов по закупкам. Они уже рассказывают специфику ремесла, исходя из своего опыта. 

По результатам обучения мы выдаем сертификаты, которые удостоверяют, что человек прошел обучение работе в системе. Сертификаты имеют разный уровень, в зависимости от специализации и зоны компетенции закупщика — System Administrator, Professional User и Chief Officer. Недавно такие сертификаты получила группа закупщиков компании «‎Кернел», которые успешно прошли обучение‎.

Рука на пульсе 

Проведя базовое обучение, мы не забываем о своих подопечных. Во-первых, нет ничего постоянного в нашем мире, во-вторых, у клиентов появляются новые сотрудники. Наша задача следить за фидбеком от партнеров через техподдержку.  

Если от них поступает много вопросов, мы говорим: «Ребята, мы видим от ваших людей много вопросов, наверное, появились новые сотрудники. Давайте приедем и проведем вам обучение. Сотрудники услышат это один раз и не будут потом задавать каждый день подобные вопросы». 

У некоторых заказчиков есть сильный администратор, который хорошо знает систему. Тогда мы предлагаем обучить его для дальнейшего тренинга своего коллектива — либо персонального, либо совместного с нами. Такая система работает, если администратор знает систему досконально. Поэтому его обучение происходит углубленно, а специалистов мы обучаем тем навыкам, которые им необходимы в работе. В каждой ситуации подход индивидуальный.

Искусственный интеллект в IT-экосистеме

Мы смотрим на тренды и тенденции западного рынка. Они нам говорят о том, что рано или поздно мир придет к искусственному интеллекту (и в закупках в том числе). Поэтому уже сейчас нужно максимально стандартизировать подходы и написать программный продукт, который позволит максимально уйти от влияния человеческого фактора, упростить закупочные процессы и там, где это возможно, обойтись без людей.

Конечно, это долгий путь. Для его реализации понадобится немало времени. К примеру, каталогизация и другие фичи, которые уже сейчас надо сделать для плавного перехода на закупки «‎без закупщиков» стандартных товаров и в последующем‎ на искусственный интеллект. 

Нам предстоит сделать очень много непростой, но интересной работы. Наши заказчики уже сейчас задают нам вопрос: «А когда вы предложите нам решение, которое будет работать без закупщиков?» Это тренд. Мы это знаем и плодотворно работаем в этом направлении.

Василий Богуш, директор по проектам компании Aladdin Systems

Узнавайте первыми самые свежие новости агробизнеса Украины на нашей странице в Facebook, канале в Telegram, скачивайте приложение в AppStore, подписывайтесь на нас в Instagram или на нашу рассылку.

Выполнено с помощью Disqus