Дилетант vs профессионал: практические рекомендации по обучению закупщиков
Кто такой закупщик? В советское время были снабженцы, но перед ними стояла другая задача — достать товар. Учитывая, что сейчас проблемы с «достать» нет, а на рынке присутствует изобилие, перед закупщиками стоят другие задачи — подобрать правильный товар нужного качества, приобрести его вовремя и с минимальными затратами. Исходя из этих задач, появился спрос на квалифицированных специалистов — закупщиков.
Истоки профессии
Эта профессия появилась не так давно, но стремительно начала развиваться в последнее время. Почему? Раньше все делали акцент на продажах. Но уровень продаж вырос — сложно что-то новое придумать там, где все интересное придумано до нас и неоднократно подтвердило свою эффективность.
Читать по теме: ТОП-3 ошибок при закупках в агрокомпаниях
Особенно в кризисное время топ-менеджмент и собственники ищут способы сокращения затрат. Но где их искать? Как правило, это фонд оплаты труда и закупки. Соответственно, оптимизируя закупки, можно значительно экономить, а значит, в конечном итоге зарабатывать.
Можно успешно продавать продукты или услуги, при этом неэффективно тратить средства. Это в результате приведет компанию к нулевым показателям или работе в минус. Для того, чтобы избежать подобного результата, нужны не просто закупщики, а специалисты с большой буквы.
Арсенал инструментов продавцов велик, к примеру, использование различных CRM, воронки продаж и т. д. А вот у закупщиков ничего похожего не было. Исходя из этого, появилось наше решение. Мы как закупщики видели реальную проблематику, когда нужно провести сложный тендер и быстро систематизировать многостраничные Excel-таблицы, понимали, что без использования программного продукта это нереально. Поэтому и была создана наша система, которая позволяет автоматизировать весь процесс закупок, начиная от возникновения потребности и заканчивая поставкой продукции на склад. Теперь можно сравнить тысячи позиций и десятки лотов нажатием одной кнопки.
В чем соль?
Мы не просто предлагаем заказчику систему автоматизации закупок, мы готовы предоставить также высококвалифицированную закупочную экспертизу. Наша компания предоставляет очень полезный инструмент — предпроектный консалтинг. Появился он не просто так. На практике у нас были кейсы, когда после внедрения системы закупки «не взлетали» и заказчик не получал нужного эффекта. И, естественно, возникают вопросы: а почему так? Ответ прост: система все проблемы не решит, поскольку это только инструмент.
Для начала нужно изучить бизнес-процессы, определить круг проблем, оптимизировать процессы, внедрить систему, провести обучение людей — и «вперед». Иногда необходимо привлекать новых людей, которые готовы внедрить инновационные подходы. С этим мы тоже помогаем нашим заказчикам. Поэтому, приходя к заказчику, мы говорим: «Ребята, давайте сначала сделаем предпроектный консалтинг?» Консалтинг направлен на аудит, определение проблематики и подготовку практических рекомендаций для решения тех или иных проблем и улучшения бизнес-процессов: полностью смотрим закупочную цепочку, рисуем схемы бизнес-процессов, указываем, где узкие места. И уже вместе с заказчиками решаем, как изменить бизнес-процессы для того, чтобы это все заработало эффективно.
После этих операций топ-менеджер или собственник, увидя свои проблемы, принимает правильное решение, как строить системные закупки. Инструментом ему послужат автоматизация, оптимальные бизнес-процессы и подготовленный персонал.
Примером могут быть проекты в компаниях «Глобино», AgroGeneration, «Инагро».
- «Глобино» — выполнен аудит существующих бизнес-процессов обеспечения, определена проблематика, разработаны и внедрены рекомендации по оптимизации соответствующих бизнес-процессов. Рекомендована автоматизация всего процесса обеспечения, закупочная система интегрирована с учетными системами заказчика. Рекомендовано проведение открытых процедур выбора поставщиков.
- AgroGeneration — выполнен полный аудит бизнес-процессов обеспечения, определены «узкие места», подготовлены рекомендации по оптимизации существующих процессов. Работа проводилась с представителями всех региональных структур. По результатам консалтинга централизовали сбор потребности и ключевые закупки всех подразделений. Подготовлены рекомендации для составления нормативных документов, регламентирующих закупочную деятельность компании.
- «Инагро» — проведен аудит существующих бизнес-процессов закупок, определена ключевая проблематика, подготовлены рекомендации по улучшению соответствующих бизнес-процессов. Рекомендовано проведение on-line редукционов на логистические услуги.
Важно найти «правильных» людей, которые имеют реальный опыт и желание автоматизировать закупки, чтобы сделать их эффективными и прозрачными. Только в таком случае проект «взлетит».
Исходя из нашего опыта, можем утверждать, что 1 грн сэкономленная в закупках, увеличит маржинальность бизнеса на 2 грн и выше!
Читать по теме: Как сделать закупки эффективными и прозрачными: технология APS SMART
Программа обучения закупщиков
Наши специалисты в техническом плане знают систему досконально и, как правило, имеют реальный опыт в закупках. То есть это эксперты, которые знают не только одну систему, и не только одни закупки. Они подготовлены комплексно, так как работают с клиентами из различных сфер бизнеса и, как правило, уже не один год. Поэтому, приходя на начальном этапе к заказчику, мы запрашиваем исходную информацию. Например, об участниках процесса — роли, описание основных действий, маршруты согласований. Дальше рисуем блок-схемы, которые используются для дальнейшей настройки системы.
Следующим этапом идет настройка под утвержденные схемы модулей и маршрутов согласования системы. Когда все настроено, корректность работы изначально проверяется на тестовой среде. И только после этого мы приезжаем к заказчику на место для обучения. До карантинных ограничений обучение всегда проводилось очно, сейчас же перешли в онлайн-плоскость, но это никак не повлияло на качество обучения.
Первая часть обучения — теоретическая. В одну группу входят от 10 до 20 человек. Продолжительность зависит от того, какая роль у обучающихся. К примеру, автор — это простая роль, достаточно и 2-х часов. Если это закупщик, то у него широкие полномочия, поэтому его обучение может занимать от 4 до 8 часов. Если это различного уровня руководители, тендерный комитет и т. д., проходящие небольшое обучение, так как являются просто согласовантами, которым не нужны глубокие знания системы.
Вторая часть — это практические кейсы. Начинаем создавать заявку. Все это происходит вместе с группой обучающихся. Таким образом люди не только слушают теорию, а потом уходят и забывают, а реально тестируют нашу систему. Если мы видим, что закупщики клиента слабо подготовлены и в некоторых моментах «плавают», тогда дополнительно подключаем экспертов по закупкам. Они уже рассказывают специфику ремесла, исходя из своего опыта.
По результатам обучения мы выдаем сертификаты, которые удостоверяют, что человек прошел обучение работе в системе. Сертификаты имеют разный уровень, в зависимости от специализации и зоны компетенции закупщика — System Administrator, Professional User и Chief Officer. Недавно такие сертификаты получила группа закупщиков компании «Кернел», которые успешно прошли обучение.
Рука на пульсе
Проведя базовое обучение, мы не забываем о своих подопечных. Во-первых, нет ничего постоянного в нашем мире, во-вторых, у клиентов появляются новые сотрудники. Наша задача следить за фидбеком от партнеров через техподдержку.
Если от них поступает много вопросов, мы говорим: «Ребята, мы видим от ваших людей много вопросов, наверное, появились новые сотрудники. Давайте приедем и проведем вам обучение. Сотрудники услышат это один раз и не будут потом задавать каждый день подобные вопросы».
У некоторых заказчиков есть сильный администратор, который хорошо знает систему. Тогда мы предлагаем обучить его для дальнейшего тренинга своего коллектива — либо персонального, либо совместного с нами. Такая система работает, если администратор знает систему досконально. Поэтому его обучение происходит углубленно, а специалистов мы обучаем тем навыкам, которые им необходимы в работе. В каждой ситуации подход индивидуальный.
Искусственный интеллект в IT-экосистеме
Мы смотрим на тренды и тенденции западного рынка. Они нам говорят о том, что рано или поздно мир придет к искусственному интеллекту (и в закупках в том числе). Поэтому уже сейчас нужно максимально стандартизировать подходы и написать программный продукт, который позволит максимально уйти от влияния человеческого фактора, упростить закупочные процессы и там, где это возможно, обойтись без людей.
Конечно, это долгий путь. Для его реализации понадобится немало времени. К примеру, каталогизация и другие фичи, которые уже сейчас надо сделать для плавного перехода на закупки «без закупщиков» стандартных товаров и в последующем на искусственный интеллект.
Нам предстоит сделать очень много непростой, но интересной работы. Наши заказчики уже сейчас задают нам вопрос: «А когда вы предложите нам решение, которое будет работать без закупщиков?» Это тренд. Мы это знаем и плодотворно работаем в этом направлении.
Василий Богуш, директор по проектам компании Aladdin Systems
