ТОП-3 ошибок при закупках в агрокомпаниях
Джерело фото: Latifundist.com
Если в компании не уделяют должного внимания закупкам, не думают об экономии ресурсов, не оптимизируют расходы, то со временем все приходят к одному и тому же выводу: расходы на закупки без высококвалифицированных профильных специалистов, без IT-системы, а также настроенных бизнес-процессов попросту становятся неуправляемыми. О том, какие ошибки допускают компании в построении закупочных процессов, а также о необходимости систем управления закупками рассказал Андрей Поляков, директор компании Aladdin Systems.
Предупрежден значит вооружен
Так или иначе закупки присутствуют в любой организации, а в больших компаниях они составляют порядка 50-60% от доходов. Поэтому правильно и грамотно управлять закупками необходимо.
Первая и основная ошибка — это отказ от инвестирования в функцию закупок: закупочный персонал, автоматизацию закупок и процесс снабжения в целом.
Если у вас неквалифицированные закупщики, которые не имеют соответствующего опыта и экспертизы, то даже если им дать качественный IT-продукт, результаты будут не ахти. То же самое касается и построения закупочных процессов: если у вас есть закупщики, но не отлажены процессы взаимодействия с другими подразделениями по сбору информации о потребностях, по совместному выбору поставщика, по управлению контрагентами и т. п., внедрение ПО будет малоуспешным.
Какие могут быть последствия? Любые внешние колебания, например, кризис этого или 2014 г., обнажают все проблемы в организациях. Именно поэтому отдел закупок, который управляет большими цифрами в расходах компании, является в первую очередь определенным «антикризисным центром». При наличии профессиональной закупочной команды, налаженных процессов, правильной IT-системы можно быстро выйти из «крутого пике». Элементарно руководителю или собственнику организации нужно быстро сориентироваться, куда тратятся деньги, не пересматривая кучу бумаг и отчетов, и в нужный момент быстро принять управленческое решение, как быть в той или иной ситуации.
Как показывает практика, рентабельность вложенных инвестиций на функцию снабжения в организациях-лидерах в построении закупок на 40-50% выше, чем в других компаниях на рынке.
Почему важна комплексная IT-система?
Как правило, компании, которые не используют комплексную IT-систему, делают закупки полностью или частично в ручном или бумажном режиме, с использованием электронных писем. Также могут быть задействованы офлайн-переговоры либо элементы тендерных площадок. В любом из этих случаев идет прерывание целостного потока информации и данных в закупках и искажение реальной ситуации со снабжением в организации.
Исходя из опыта, компании, которые используют полностью автоматизированную цепочку закупок (от возникновения потребности до склада), экономят на своих затратах на 25-30% больше. Как правило, это достигается в таких аспектах, как консолидация потребностей, экономия на объеме закупок, избегание ненужных или аварийных закупок, синхронизация со складскими остатками, электронный документооборот как внутри компании, так и с контрагентами, автоматическая операционная оценка выбранных поставщиков и т. п. «Ручная работа» или обычные тендерные площадки этого не дадут.
Необходима система, которая закрывает весь закупочный цикл предприятия, от появления потребности до склада. Эта цепочка условно выглядит так: возникновение потребности — согласование и консолидация потребности — выбор поставщиков — контрактация с ними — выставление заказов — приемка продукции на склад. Лидеры рынка обязательно предусматривают интеграцию таких систем с существующими у них на предприятиях учетным или ERP-продуктами.
Непосредственно автоматизация закупочной функции должна начинаться только после того, как в ходе консалтинга будет сделан необходимый анализ самих бизнес процессов, которые есть у заказчика. Сначала мы смотрим, как устроены закупки у заказчика, как их можно трансформировать, сделать более эффективными, а только потом приступаем к карте автоматизации и накладываем наш продукт на эти процессы.
Если ты приходишь с автоматизацией в компанию, которая не готова к ней, то с большой долей вероятности этот проект будет неуспешным и неэффективным для заказчика. Нами реализовано более двух десятков подобных консалтинговых проектов, которые помогли нашим заказчикам подготовиться к автоматизации закупок и успешно реализовать подобные проекты (напр. «Глобино», AgroGeneration, Agrofusion, «Салтовский мясокомбинат», Terra Food и пр.).
Поставщик — ваш партнер
Еще одна ошибка многих компаний — нежелание или неумение выстраивать стратегические отношения с поставщиками.
Многие украинские компании руководствуются критериями «быстро» и «экономно»: провести тендер, редукцион, торговаться самостоятельно или на тендерной площадке до упаду и получить краткосрочные выгоды от взаимодействия с поставщиками. Однако кризис показал, что выигрывают те компании, которые выстраивали с поставщиками стратегические отношения. И те в трудную минуту оказывали свою поддержку. Однако без системы, которая позволит не только планировать закупки и синхронизировать их с возможностями поставщиков, обеспечивать процесс от заявки до оплаты и в автоматическом режиме управлять категориями закупок, поставщиками, это невозможно осуществить.
Здесь есть один немаловажный аспект — неправильный выбор контрагента на начальном этапе взаимодействия. Его нужно выбирать по комплексной оценке. Это квалификационные, технические и финансовые критерии. Суть функции закупок состоит в том, чтобы компания могла быстро и в полной мере получить от поставщиков всю желаемую ценность от его продукции, работ или услуг, а не только низкую стоимость. Наша система позволяет в автоматическом режиме производить комплексную оценку коммерческих предложений поставщиков и рекомендовать закупщикам идеальные решения, фактически представляя собой элементы искусственного интеллекта.
Если компании некорректно выбирают поставщиков, то на выходе они получают некачественную продукцию, услуги или работу. А это влечет за собой дополнительные расходы, так как там, где нет качества, нет и уверенности в результате.
Будущее за лидерами в закупках
Успешный бизнес, как правило, агрегирует у себя лучших сотрудников. Это должно касаться и квалификации закупочного персонала. Более того, совершенно очевидным становится тренд, когда повышается уровень влияния закупщиков на принятие важных управленческих решений в организациях. Соответственно, руководители закупочных функций будут ранжироваться на уровне топ-менеджмента компаний с большим весом в принятии корпоративных стратегических решений. Возрастут и требования к самому закупочному персоналу, который сосредоточится непосредственно на стратегических категориях закупок, напрямую влияющих на добавленную стоимость, создаваемую компанией. Вся рутинная работа, которую сейчас проделывают рядовые закупщики, будет автоматизирована и/или передана на аутсорсинг квалифицированным провайдерам таких услуг. Увы, часть таких специалистов вынуждены будут уйти из профессии и/или переквалифицироваться, другим придется повышать свой экспертный уровень.
Фактически наша система уже стала некой платформой знаний для закупщиков наших клиентов. Каждый очередной релиз нашего продукта включает в себя все доработки, усовершенствования и пожелания от высококлассных закупщиков наших заказчиков. Все это становится доступным для всех остальных компаний, которые к нам присоединяются. Происходит взаимный обмен знаниями, опытом и экспертизой между закупщиками разных отраслей и организаций. Kernel, Ukrlandfarming, «Астарта-Киев», «Агротон», «Кусто Агро», «АГРОТРЕЙД» и многие другие крупные представители агросектора уже пользуются всеми преимуществами нашей системы (от заявок на закупку до заказов).
К тому же, некоторое время назад мы также начали заниматься и непосредственно рекрутингом подготовленных закупщиков для наших клиентов, так как имеем весьма значительную базу контактов в данной профессиональной среде.
Читать по теме: Как сделать закупки эффективными и прозрачными: технология APS SMART
Мы прекрасно понимаем, что возрастут требования и к самим автоматизированным системам закупок, и готовы им соответствовать, постоянно совершенствуясь. В дальнейшем все будет двигаться в сторону увеличения скорости и гибкости бизнеса. Чем быстрее и гибче компания будет взаимодействовать с поставщиками, тем быстрее она будет увеличивать свою добавленную стоимость и ценность для клиентов. Поэтому и закупочные процессы будут перестраиваться в сторону скорости, адаптивности, самоорганизации, добавляя в себя искусственный интеллект, машинное образование и пр. Возрастет также и значение цифровых цепей поставок между партнерами, создания виртуальных бизнес-сообществ с контрагентами, использования технологий блокчейн и т. п.
Сами закупочные системы будут модернизироваться, чтобы становиться более удобными для пользователей и такими же привычными для них, как и другие продукты, которыми они пользуются в повседневной жизни. Таким образом, неизбежна интеграция корпоративных закупочных систем с маркетплейсами, онлайн-каталогами и прайс-листами компаний, которая позволит, с одной стороны, соблюдать корпоративные правила закупок, а с другой — провести закупку так же быстро, как она была бы проведена в интернет-магазине.
Поэтому идти, опережая время, — это тренд, а трендам нужно следовать.
Андрей Поляков, директор компании Aladdin Systems
