Как сделать закупки эффективными и прозрачными: технология APS SMART

Можно много говорить о негативном влиянии коронавируса на работу целых отраслей и отдельных предприятий. Но есть сферы, где пандемия внесла положительные коррективы. В частности, для многих предприятий стало очевидно, что без автоматизации бизнес-процессов им не обойтись. Управляющий партнер Aladdin Systems Андрей Поляков рассказал о том, почему агрокомпании стремятся управлять закупками, как использование SRM-систем позволяет экономить 20-30% средств в процессе закупок, при каких условиях автоматизация снабжения эффективна и др. 

Latifundist.com: С какого года работает ваша компания и когда создали SRM-систему APS SMART? 

Андрей Поляков: Все начиналось в 2013 г. с компании APS Solutions. Мы с партнерами все, так или иначе, были связаны со сферой закупок. Еще нас объединила общая идея — создать инновационный продукт для закупщиков. Мы хотели автоматизировать процессы снабжения на предприятиях разных отраслей. Тогда это направление начинало развиваться, на рынке были только зарубежные продукты, такие как SAP, Microsoft. Таким образом, уже в первый год после создания компании мы вывели на рынок свою SRM-систему APS SMART, которую продолжаем в данный момент развивать и совершенствовать. В 2017 г. после добавления в наш портфель других бизнес проектов, напр. аккредитованной площадки Prozorro, мы создали новый управляющий холдинг Aladdin Systems.

Latifundist.com: Когда начали продвигать свою SRM-систему, сразу предложили ее аграриям или предприятиям из других отраслей? 

Андрей Поляков: Аграрии были в первой десятке наших партнеров. Сначала HarvEast, потом Ukrlandfarming, потом «Кернел», «Глобинский мясокомбинат». Это были новаторы в своей отрасли, которые доверили нам автоматизацию системы закупок своих компаний. Позже мы установили SRM-систему у таких агрохолдингов, как Agrogeneration, «Астарта-Киев» и др. И сегодня из 70 клиентов компании, больше трети — это аграрии, которые суммарно обрабатывают до 3 млн га земли. 

Latifundist.com: Поначалу сложно было объяснить компаниям, зачем им нужна автоматизация закупок? 

Андрей Поляков: Развитие нашей компании совпало с развитием агрорынка в целом. Тогда предприятия развивались интенсивным образом, активно создавались холдинги. Доходило до того, что у одной компании было до 400 юридических лиц, совершенно разных агропредприятий по всей Украине. И руководители столкнулись с проблемой: как управлять всем этим хозяйством. Так как закупки — это часть бизнеса, соответственно, нужно было и ими управлять. Для начала — как минимум видеть, что и по чем приобретает каждое предприятие. Потому что не было прозрачности и контроля этих процессов. Следующей задачей уже была экономия на закупках.

То есть, когда мы выходили на рынок, спрос на наш продукт активно формировался. Мы помогали компаниям упорядочить закупки, а они нам — совершенствовать систему. 

Latifundist.com: То есть, по сути, вы участвовали в формировании рынка? 

Андрей Поляков: Да, мы много вложили в повышение профессионального уровня закупщиков. Потому что высшие учебные заведения в стране, к сожалению, не готовят такие кадры. Ведь если ты устанавливаешь на предприятии автоматизированную систему, ты должен понимать, что компания будет с ней работать. И могу сказать, что за последние 7-8 лет профессионализм закупщиков очень вырос. 

Latifundist.com: По сравнению с иностранными аналогами, конкурентные преимущества вашей системы были в цене? 

Андрей Поляков: Не только. Мы начали «писать» этот продукт с нуля — с точки зрения технологий, но не с нуля — с точки зрения экспертизы. Как уже говорил, и я, и мои партнеры были связаны с системой закупок и глубоко понимали тему. Мы работали с иностранными SRM-системами и понимали, что нужно изменять.

Latifundist.com: Как бы вы сказали, сегодня какая доля агрокомпаний, которые используют автоматизированные системы в закупках? 

Андрей Поляков: Из топ-100 крупных аграрных компаний, 80 используют какие-то элементы SRM-систем. Кто-то берет для себя только тендеры, кто-то — заявки на закупку, кто-то — контракты и т.д. Ведь закупки — это большой процесс: от сбора потребностей предприятий и консолидации заявки, до доставки заказов. Поэтому 80, даже возможно, 90 агрокомпаний из сотни крупных используют автоматизацию хотя бы одного элемента этого процесса. 

Latifundist.com: А сколько на украинском рынке компаний предлагают сегодня SRM-системы? 

Андрей Поляков: 2-3 украинских и 2-3 иностранных игрока. 

Latifundist.com: Какой величины должна быть аграрная компания, чтобы для нее было эффективно автоматизировать закупки? 

Андрей Поляков: Есть смысл использовать систему, если предприятие обрабатывает 10 тыс. га и выше, или, если объем закупок составляет 50 млн грн в год и больше. Кроме того, если предприятия агрокомпаний находятся в разных регионах, у них кластерная структура, тоже очень важно автоматизировать процессы, иначе сложно контролировать снабжение. Также компании, у которых диверсифицирован бизнес (выращивание, переработка, торговля или др.), с SRM-системой будет проще контролировать закупки каждого бизнес-направления.

 Есть смысл использовать систему, если предприятие обрабатывает 10 тыс. га и выше, или, если объем закупок составляет 50 млн грн в год и больше

Latifundist.com: Сколько стоит APS SMART для агрария? 

Андрей Поляков: Если отталкиваться от количества обрабатываемой земли, получается примерно €1 за 1 га одним платежом. Каждый квартал система обновляется, и если предприятие хочет, то подписывается на пакет обновлений. Это небольшие затраты. 

Latifundist.com: В чем специфика закупок агропредприятий? 

Андрей Поляков: На самом деле, бизнес-процессы в закупках похожи, независимо от отрасли: инициатор закупки выходит с заявкой на закупку, потом проводится тендер, потом контрактование и поставка товара. И отличия связаны в основном с категорией приобретаемых товаров. Если аграрий специализируется на животноводстве, то он будет закупать, кроме прочего, ветеринарные препараты. Если предприятие сосредоточено на растениеводстве, то оно будет приобретать семена, агрохимию, запчасти на сельхозтехнику, ГСМ и т.д. Особенность в том, что в агрохолдингах информация о закупках предприятий из разных регионов консолидируется на этапе заявок на закупку и обобщенно подается на тендер. За счет объема и масштаба компания может получить более выгодные ценовые предложения на тендере. А если бы каждое предприятие формировало закупки отдельно, то условия были бы совершенно другие.

Но в целом наш программный продукт унифицирован и подходит для предприятия любой отрасли.

Latifundist.com: Ваша SRM-система интегрируется в другие программные платформы? 

Андрей Поляков: Конечно. Изначально продукт конструировался таким образом, чтобы он был открыт к интеграции с другими системами заказчиков, складскими, бухгалтерскими учетами и т.д. Почему? Потому что мы со своей системой приходим на предприятия, где уже есть определенный уровень автоматизации, и мы стараемся дополнить существующий механизм закупочным циклом. К слову, такая гибкость помогла нам в работе со многими клиентами. У некоторых это вообще было одним из условий сотрудничества: чтобы наша система не нарушала действующую в компании, но дополняла и совершенствовала ее. Задача была в том, чтобы сделать цепочку закупок на предприятии целостной, прослеживаемой, прозрачной и понятной. 

Latifundist.com: Как разработчик автоматизированной системы вы планируете и дальше сосредоточиваться только на закупках или, возможно, разрабатывать программные продукты для других частей бизнес-системы? 

Андрей Поляков: Идеи были разные. Но решили сосредоточиться на том, что хорошо знаем. Тем более, что наша работа охватывает смежные процессы, которые рядом с закупками: и документооборот, и управление работы с поставщиками, и аукцион по продаже продукции. То есть, через нашу систему заказчики не только закупают, но и продают какую-то продукцию, используя электронные торги. То есть мы видим пути для развития в нашей ниши. 

Latifundist.com: Какие? 

Андрей Поляков: Автоматизация закупок — это только один инструмент. Сегодня развивается тенденция, когда разные процессы (юридическую поддержку, бухгалтерию и т.д.) бизнес передает на аутсорсинг. Думаю, что через несколько лет будет востребована услуга закупок как сервис. То есть, и проведение тендеров, и выбор поставщиков компании скоро будут отдавать на аутсорсинг.

Кроме того, мы можем развивать услуги профессионального консалтинга в области закупок, а также подбора специалистов по закупкам. Консалтинг может включать информацию о нечестности сотрудников, завышение ценовых котировок на приобретаемые материалы, откатах и т. д. 

Latifundist.com: Разве система не исключает такие злоупотребления? 

Андрей Поляков: Важно понимать, что автоматизация не заменяет людей и не исключает человеческий фактор. Автоматизация бизнес-процессов дает возможность работать людям эффективно и упрощает большинство рисковых моментов.

Но система не заменяет людей. В компании должна быть сформирована соответствующая корпоративная культура, отстроены бизнес-процессы, быть в наличии правила и процедуры закупок, КПЭ закупщиков. Если этого нет, то SRM-система «не взлетит» или будет малоэффективной. 

Latifundist.com: Бывает, что сотрудники саботируют внедрение этих систем? 

Андрей Поляков: Самый успешный проект — когда и «верхи» и «низы» хотят автоматизировать закупки. Конечно, бывало, когда топ-менеджеры заинтересованы в установке SRM-системы для закупок, а сотрудники противятся, или наоборот. Это снижает эффективность автоматизации.

Latifundist.com: Автоматизация закупок позволяет экономить предприятиям 20-30% средств? За счет чего? 

Андрей Поляков: Часто думают, что самый большой эффект приносит тендер. Но профессиональные закупщики знают, что на тендерах или аукционах экономится 5-6%, максимум 8% средств. Но основная экономия — до и после тендерного процесса.

Например, если перед сотрудником агрокомпании стоит задача купить сеялку, ему не нужно тратить время, силы и средства, чтобы ехать к производителю сеялок или отправлять ему запросы по электронной почте. А достаточно внести в систему необходимый товар и через секунду получить предложение. А если нужно 3 сеялки на компанию для разных предприятий, то менеджер консолидирует запрос, и на оптовую заявку уже будет ниже цена на тендере. После выбора поставщика, в системе автоматически создается контракт, покупатель ставит свою электронно-цифровую подпись и все, сделка заключена, товар поставляется на предприятие. То есть благодаря автоматизации всех процессов реально можно сэкономить 20%, а то и 30%. Не говоря уже об экономии за счет избегания ненужных закупок, которые отвлекают оборотные средства компаний и т.д.

Благодаря автоматизации всех процессов реально можно сэкономить 20%, а то и 30%

Важно упомянуть, что закупки — это обратная сторона продаж. Благодаря тому, что у нас много клиентов из агросферы, мы собрали наибольшую базу поставщиков товаров для этой сферы — больше 30 тыс. Поэтому компании, которые приобретает APS SMART, автоматически получают доступ к поставщикам товаров и услуг для агросектора. То есть на нашем тендерном портале www.salesbook.com.ua ежедневно проводится 200-300 тендеров на приобретение тех или иных товаров. Это мощная коммерческая площадка. 

Latifundist.com: Пандемия и карантин повлияли на количество проведенных тендеров в этом году, по сравнению с прошлым? 

Андрей Поляков: Наоборот, онлайн-закупки были востребованы. По крайней мере, в сельском хозяйстве. Если в тяжелой промышленности, в сферах обслуживания и ресторанного бизнеса количество тендеров заметно просело, то в АПК — нет. Возможно, была небольшая заминка в апреле, но потом с мая количество заявок и тендеров только увеличивалось. Кстати говоря, когда жесткий карантин закончился, к нам стало больше предприятий обращаться за автоматизацией закупок.

Latifundist.com: Как оцениваете перспективы автоматизации закупок в агробизнесе? 

Андрей Поляков: Думаю, за 2 следующих года агросектор (без учета мелких хозяйств) автоматизируется практически полностью. Это будет происходить за счет развития самого рынка решений в сфере автоматизации закупок, а также благодаря профессиональному «взрослению» менеджеров компаний и закупщиков. Кроме того, прозрачность, безопасность и эффективность закупок — это требование времени.

Потенциально еще 200-300 аграрных компаний будут внедрять автоматизацию закупок. 

Пусть ваши ожидания оправдаются. Успехов! 

Алла Силивончик, Latifundist.com