Як агробізнесу підготуватися до переходу на е-ТТН

Відповідно до Закону України «Про автомобільний транспорт», е-ТТН — це документ, складений в електронній формі і призначений для обліку товарно-матеріальних цінностей, що переміщуються, проведення розрахунків за такі переміщення, обліку виконаної роботи та може використовуватись для оприбуткування, складського та бухгалтерського обліку.

Перш за все, е-ТТН допоможе прибрати стоси паперу та спростити процес обміну ТТН між всіма сторонами процесу вантажних перевезень. Адже після переходу на електронні накладні можна буде миттєво погоджувати та підписувати з контрагентами документи на перевезення і додавати в електронній формі супровідні документи.

По-друге, е-ТТН будуть зберігатися в електронному архіві у провайдера або за бажанням у бізнесу, тому за потреби ви легко зможете знайти необхідну товарно-транспортну накладну. А ще тепер ви точно будете впевнені, що документи нікуди не зникнуть в процесі перевезення.

За підрахунками Міністерства відновлення, в середньому бізнес витрачає $10 млн на паперові ТТН, при тому понад 80% йде на доставку паперів до всіх сторін вантажоперевезення. Деякі компанії користуються послугами поштових операторів, деякі — відправляють документи разом з водієм. Система е-ТТН дозволяє обмінюватися паперами у режимі реального часу без необхідності доставки фізичних примірників.

Процедура доволі проста, однак відправнику, перевізнику та вантажоотримувачу потрібно мати кваліфікований електронний підпис (КЕП).

1. Після завантаження вантажу відправник формує електронну ТТН у своєму гаджеті. Засвідчує її КЕП та прикріпляє супровідні документи. Після цього е-ТТН автоматично реєструється у реєстрі товарно-транспортних накладних Міністерства розвитку громад, територій та інфраструктури і стає доступною для всіх учасників процесу перевезення.
2. Далі перевізник отримує е-ТТН, перевіряє вантаж і підписує отриману накладну КЕП. У центральній базі даних (ЦБД) статус е-ТТН автоматично змінюється, вантаж прямує до отримувача
3. Після того, як вантаж прийде до місця призначення, вантажоотримувач підписує е-ТТН електронним підписом і відправляє перевізнику та замовнику для сплати за послуги перевезення. Статус е-ТТН у ЦБД знову змінюється.

А тепер уявімо ситуацію, що ви перевозите вантаж і вас зупиняє інспектор Державної служби з безпеки на транспорті. Як довести походження товару, який ви перевозите?

Наразі перевірити електронні документи інспектори не можуть через брак обладнання та неможливість доступу до бази даних, тому поки що саме для випадків перевірки працівниками ДСБТ навіть при використанні е-ТТН із собою потрібно мати паперову копію накладної. У найближчі місяці дане питання буде вирішене і після повноцінного переходу на е-ТТН використовувати паперову копію буде непотрібно, оскільки працівники ДСБТ зможуть перевіряти е-ТТН у спеціально розробленому Кабінеті Інспектора. 

1. Підібрати відповідно до своїх потреб та укласти договір з одним із провайдерів електронного документообігу, що приєдналися до проєкту. Перелік провайдерів можна знайти за цим посиланням: https://e-ttn.miu.gov.ua/provider/.
2. Зробити усім співробітникам, які будуть залучені до процесу перевезення вантажів, кваліфікований електронний підпис (КЕП). Заступник міністра аграрної політики та продовольства України з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Денис Башлик пояснює, що КЕП повинні бути у всіх осіб-представників учасників е-ТТН, відповідальних за здійснення господарських операцій на кожному етапі перевезення. Щонайменше має бути один підпис від кожного учасника вантажоперевезення — вантажовідправника, перевізника і вантажоодержувача. Але підписувати документи можуть двоє і більше представників учасника. Наприклад, від імені вантажовідправника документ можуть підписати комірник, бухгалтер та директор.
3. Провести інструктаж для працівників щодо того, як правильно заповнювати е-ТТН, користуватися сервісом документообігу та КЕП.
4. Потурбуватися про оснащення водіїв додатковими гаджетами — смартфонами чи планшетами.
5. Якщо ви виступаєте в ролі вантажовідправника або вантажоодержувача, розглянути можливість облаштування окремого робочого місця (терміналу) для водія на випадок, якщо в нього виникнуть складнощі при підписанні е-ТТН на своєму гаджеті.

Денис Башлик зауважує, що найбільша кількість питань щодо використання е-ТТН надходить саме від агробізнесу. Їх намагаються максимально врахувати.

Які ж найчастіші запитання? Відсутність інтернету у полі, коли потрібно створити або підписати е-ТТН, та низька цифрова грамотність працівників. А ще під час заповнення накладної у полі складно визначити правильну вагу вантажу під час завантаження. Про ці проблеми говорить і директор з логістики Kernel Микола Мірошниченко:

Микола Мірошниченко

директор з логістики агрохолдингу «Кернел»

«Серед особливостей в агросекторі — існують певні труднощі із якістю зв'язку в сільській місцевості, особливо в місцях збирання врожаю, відсутність вагових пунктів у полях. Використання електронної накладної передбачає обов'язкове зазначення ваги вантажу при завантаженні автотранспорту. Однак через складнощі з визначенням точної ваги при завантаженні машини, потрібна можливість її подальшого уточнення, наприклад, вантажоотримувачем під час розвантаження».

Денис Башлик також додає, що для агросектору наразі розглядають варіант, коли в накладній можна буде зазначати приблизну вагу (з допустимою похибкою). Але, коли машина прибуде до пункту прийняття, потрібно зафіксувати чітку вагу.

«Для визначення приблизної ваги можуть використовуватися різноманітні способи. Найпростіші, які використовують водії — помітки у вантажному відсіку автомобіля, при яких відповідний рівень заповнення приблизно дорівнює конкретній вазі вантажу», — говорить Денис Башлик.

Для міжнародних перевезень е-ТТН не використовується. Як і паперова, е-ТТН використовується тільки для перевезень територією України та розповсюджується на всі категорії агротоварів.

З 1 серпня цього року використання е-ТТН стане обов’язковим для перевезення товарів загальної та спеціальних груп (молочної сировини, алкогольних напоїв, спирту етилового, високооктанових кисневмісних домішок, нафтопродуктів (нафти), хлібобулочних виробів, лісу), якщо вантажоотримувачем є юридична особа.

Були. В період жовтня до листопада 2020 року до тестування системи за власною ініціативою приєднався холдинг Kernel. До участі в пілотному проєкті були залучені 5 диспетчерів «Бандурського олійноекстракційного заводу», 24 водії партнерів-перевізників та чотири вагарі терміналу «Ніка-Тера».

За словами керівниці відділу контролінгу та обліку витрат департаменту логістики Ірини Пижової, у ході тестування вони зіштовхнулися з певними проблемами. Так, е-ТТН зручніше формувати у смартфоні чи планшеті, та у частини водіїв не було відповідних гаджетів, що унеможливлювало їх участь у тестуванні системи.

Були складнощі і з оформленням електронних цифрових підписів для співробітників перевізника.

Ірина Пижова

керівниця відділу контролінгу та обліку витрат департаменту логістики «Кернел»

«Отримати електронний цифровий підпис як посадової особи можна було лише в обласних центрах, а перевізники, працівники терміналу та заводу перебували у регіонах. Тому ми домовлялись з представниками АЦСК про виїзні видачі КЕП для співробітників. Це дозволило істотно пришвидшити процес отримання КЕПів та скоротити витрати на це. Через недосвідченість водії часом забували паролі від кабінету в системі, не пам’ятали, куди потрібно зайти для підписання е-ТТН. Останній пункт — банальна відсутність інтернет-покриття в місці завантаження».

Разом з тим вона зауважила, що використання е-ТТН є економічно вигіднішим та більш захищеним. Помилки при формуванні документу зводяться до мінімуму, тому всі необхідні дані відображаються коректно. Та й вантажовідправник, маючи доступ до е-ТТН, може точніше відстежувати рух своїх товарно-матеріальних цінностей.

До 1 серпня 2023 року, доки триває процес впровадження та повного запуску системи, створення е-ТТН буде безоплатним. 

Надалі вартість е-ТТН буде близька до вартості електронного документу в провайдерів ЕДО. Порівняно з витратами на друк, відправку, архівацію та аутсорс протягом «життєвого циклу» паперових ТТН, використання е-ТТН буде в 11 разів економнішим.

В Міністерстві розвитку громад, територій та інфраструктури зауважують, що намагатимуться зробити ціну такою, щоб провайдери готові були працювати, і водночас не зловживали у формуванні ціни.

Створювати е-ТТН можна буде на різних платформах електронного документообігу, які пройшли сертифікацію і можуть інтегруватися з реєстром електронних товарно-транспортних накладних Міністерства розвитку громад, територій та інфраструктури України.

З яким із Провайдерів ЕДО працювати —  бізнес обирає сам. З переліком провайдерів, які приєдналися до проєкту, можна ознайомитися на сайті е-ТТН (https://e-ttn.miu.gov.ua/provider/). Цей список не є кінцевим і буде розширюватися. Бізнесу потрібно підібрати для себе одного провайдера, який буде повністю задовольняти його запити, та підписати з ним договір про співпрацю.

А як бути, якщо перевізник працює з одним сервісом електронного документообігу, а вантажоодержувач з іншим? Це не буде проблемою, запевняють в Міністерстві відновлення. Дані в е-ТТН будуть синхронізуватися через реєстр електронних товарно-транспортних накладних і стануть доступними для кожної із сторін вантажоперевезення, навіть якщо у кожної з них інший провайдер.

Дані з е-ТТН міститимуться у реєстрі електронних товарно-транспортних накладних. Денис Башлик говорить, що система не накопичуватиме дані про ціну та кількість товару. Натомість у системі будуть збиратися дані про маршрут перевезення, вагу товару, його групу (загальна чи спеціальна), номерні знаки автомобіля, який перевозить вантаж.

Отже, щоб бути готовим до повного переходу на електронні товарно-транспортні накладні, бізнесу уже зараз варто обрати провайдера для співпраці. З переліком провайдерів ЕДО, які приєдналися до проєкту, можна ознайомитися на сайті е-ТТН. Приєднуйтеся, тестуйте і надавайте відгуки про роботу системи. Цим ви можете зробити її кращою і зробити власний внесок у цифровізацію товарно-транспортних накладних.

Наталія Родак, Latifundist.com