CRM-решения: конкурентные преимущества для зернотрейдеров
Как закупать больше? У кого закупать? Как закупать более эффективно? Откуда зерно будет наиболее выгодно поставить и в какой из портов? IT-технологии позволяют быстро найти ответы на все эти вопросы и развивать бизнес более эффективно.
Машина vs Человеческий фактор
Конечно, если ты один в компании, для этих целей можно использовать блокнот, собственную память или таблицу Excel. Все меняется, когда появляется команда, а число потенциальных клиентов превышает сотню, и по каждому из них десятки различных записей — от объемов и посевных площадей до контактов и реквизитов. Этот блокнот вырастает до объемов романов Толстого, а для того, чтобы посмотреть цены на зерно предыдущих годов, необходимо доставать лестницу и искать тома на верхних полках стеллажа.
Ситуация накаляется, когда эту цену нужно узнать вашему закупщику, к примеру, в Херсонском регионе, и вам, естественно, необходимо отвечать на звонки (на множество телефонных звонков). И вашим сотрудникам тоже. Кому-то может нравится такой ритм, но он никак не способствует масштабированию команды и бизнеса в целом. Поэтому бизнес, желающий быть конкурентоспособным, давно задумывается об автоматизации таких простых процессов.
На IT-рынке уже 20 лет существуют решения, призванные автоматизировать подобные взаимоотношения в компаниях. Эта индустрия зарождалась из универсальных решений для любого типа бизнеса, призванных привести все бизнес-процессы компаний к одному шаблону. В разных индустриях это удается с переменным успехом. Поэтому в последние пять лет существует тенденция эволюции таких систем в узконаправленные сферы: для каждой индустрии создаются свои IT-решения, которые наиболее точно позволяют описывать все процессы компаний. И зернотрейдинг тут не исключение.
Но давайте прежде разберемся, что такое СRM-система? Это модуль для управления отношений с клиентами (в случае зернотрейдеров — поставщиками, покупателями, хозяйствами, элеваторами). Это дает возможность удобно хранить все контакты, заносить информацию о потенциальных сделках, рыночных индикаторах, иметь доступ ко всей истории цен и взаимоотношений, знать о наличии доступных объемов для закупки у различных субъектов рынка.
Одна из важнейших функций такого CRM-модуля — уменьшение влияния человеческого фактора и сокращение издержек. Система автоматизирует многие процессы: может сводить и показывать лучшие предложения по покупке и лучшие из доступных вариантов продажи с учетом логистики и сопутствующих расходов на перевозку зерна в пункт назначения. Такая CRM должна учитывать работу и эффективность каждого менеджера по закупке, позволять работать как в команде, так и удаленно, с доступом каждого пользователя только к своей базе.
Как CRM поможет повысить эффективность бизнеса?
Рассмотрим пример того, как CRM может повысить эффективность закупок. Региональные менеджеры в результате общения с поставщиками вносят данные о наличии определенного объема доступного зерна по разным культурам, показатели урожайности и посевных площадей (для прогнозов).
Менеджеры, общаясь с контрагентами, отслеживают рынок и заносят в систему данные. Это может быть информация о том, какой объем, по какой цене, в какие сроки и где готовы купить. На основании этих данных, а также данных по логистике (расположению элеваторов и хозяйств, тарифов) программа отбирает и сводит наиболее выгодные для сделок варианты. Кроме того, система хранит историю цен и расчетов, а также позволяет автоматически производить расчеты себестоимости зерна в момент покупки на элеваторе или продажи в порту.
Как показала практика использования CRM-модуля клиентами в компании GrainTrack, это позволяет резко сократить количество ненужных звонков в офис с вопросами о ценах или просьбами в духе «Лена, просчитай логистику». Все необходимые данные будут в системе с возможностью разграничить доступ разных представителей к информации, когда каждый закупщик может видеть только своих поставщиков. Также можно отслеживать эффективность каждого, ставить задачи, получать уведомления о действиях, видеть любые изменения любым пользователем в системе.
Еще один важный аспект: CRM-системы призваны не усложнить жизнь пользователям сложным, непривычным интерфейсом или подходом к работе, а наоборот, сделать работу сотрудника приятней, а компании — более прозрачной для руководителя. С помощью раскрывающихся списков, подсказок, календарей и напоминаний сотрудники будут сфокусированы только на самом главном. Менеджеры же, в свою очередь, получат полную картину событий и прогноз благодаря инструментам анализа, отслеживания изменений и эффективности.
В развитых странах наличие инструмента для автоматизации бизнес-процессов является конкурентным преимуществом, поскольку позволяет не просто сократить внутренние издержки на коммуникацию, но и быстрее принимать решения и эффективнее вести бизнес на быстро меняющемся рынке зерна.
В целом CRM-модуль (для управления отношениями с клиентами) может быть внедрен совместно с ERP-системой (для управления контрактами, логистикой, платежами, отчетами). На примере GrainTrack можно проследить, как все данные находятся в одном месте, взаимосвязаны между собой, а не разбросаны среди множества файлов по всему бэк-офису.
