После карантина: Новый этап ОптимусАгро Трейд

Карантин во многом изменил видение компаниями бизнес-процессов и восприятие работы в целом. Например, многие и представить не могли, как можно работать вне офиса большому количеству персонала. Но сейчас для них это уже обыденность. И хотя карантин смягчается, полученные благодаря ему уроки компании готовы ввести в практику. 

Latifundist.com решил узнать, как проходили этот турбулентный период, а также с каким багажом из него выходят разные подразделения компании «ОптимусАгро Трейд». 

Персонал

Каждое подразделение переживало карантин по-разному, начнем с HR-департамента. Очевидно, что в таких условиях сложно говорить о наращивании персонала или запуске новых кадровых программ. Поэтому HR-команда сосредоточилась на работе с действующими сотрудниками. 

Удержание команды, ее безопасность, своевременные выплаты зарплат стали первоочередными задачами. По словам директора по управлению персоналом «ОптимусАгро Трейд» Анны Пожидаевой, на период карантина было принято решение приостановить подбор персонала. 

«По окончанию карантина мы возобновим подбор. Наше пристальное внимание будет направлено на прохождение медицинской комиссии. В частности, перед оформлением на работу от нашей компании будет направлен представитель, который будет контролировать прохождение медицинской комиссии в поликлинике. Это поможет нам выявить случаи фальсификации документов. К зерновому сезону мы обязаны обеспечить эффективно все процессы, для этого необходимо восстановить подбор персонала», — рассказала Анна Пожидаева.

Оценку, обучение и развитие персонала на период карантина в компании приостановили для минимизации контактов. В то же время дистанционная работа открыла новые возможности в бесплатном обучении, самообучении (вебинары, ролики, марафоны) и использовании онлайн-библиотеки.

«Мы поддерживали наших сотрудников рекомендациями, ссылками на ресурсы по обучению. После окончания карантина мы планируем возобновить обучение. При этом не исключено, что преимущественно будем использовать онлайн-обучение. Относительно оценки эффективности и продуктивности персонала разработан проект по автоматизации данного направления, который мы в ближайшее время планируем реализовать», — добавила Анна Пожидаева.

Финансы любят счет, даже на карантине

В департаментах аудита и финансов говорят, что удаленка и постоянная связь по телефону, скайпу, zoom немного снижают продуктивность работы команды. Например, хромает эффективность выполнения оперативных задач. Все-таки живое общение сложно чем-то заменить. Живой контакт поддерживает командный дух и помогает ощущать себя частью единого целого, уверены в компании. А этого многим не хватает при удаленной работе.

Особенно сложно работается в карантине аудиту, ведь у них работа проходит в живом контакте с коллегами. Разве что работа по подготовке документации может проводится на удаленке.

«На мой взгляд, намного комфортнее и эффективнее будет проходить полуудаленный режим или «половинчатый», когда два-три дня работаешь в офисе, а остальные три-два дня — удаленно. Такой режим лучше мобилизует командную работу, повышает эффективность и дает сотрудникам более гибко использовать свое личное/рабочее время», — рассказывает директор финансового департамента «ОптимусАгро Трейд» Андрей Мельситов.

Финансовый директор добавил, что для оптимизации удаленной работы всех подразделений необходимо обязательно внедрить электронный документооборот с внешними контрагентами. Для этого всем сотрудникам в офисе рекомендует оформить электронные цифровые подписи (mobile ID, как вариант) — они позволяют подписывать практически все документы в электронном виде. Также нужна корпоративная среда, где будут фиксироваться поставленные задачи, а сотрудники будут оперативно отражать выполнение этих задач (Tasks manager). В компании считают, что это позволит держать коллектив в тонусе и повысит эффективность руководителей всех уровней.

IT-технологии

Любопытно, какой же отдел оказался наиболее подготовленным к удаленке? Генеральный директор компании Елена Буркатовская говорит, что здесь в лидерах отдел разработки программного обеспечения. С удаленкой у айтишников не было проблем и ранее, не возникло проблем и во время карантина. Та часть работы, которая относится к разработке, может выполняться в любом месте, где есть компьютер. 

Часть же работы, относящаяся к поддержке, требует, конечно, значительно большего общения с пользователями. Но и оно легко переводится в удаленный формат. 

Кстати, этот отдел, по сути, является IT-компанией в миниатюре. Неудивительно, ведь он закрывает не только задачи внутри компании, но и оказывает услуги по разработке и поддержке автоматизированных систем учета для ее клиентов. 

Логистика

В отделе логистики признаются, что сложнее всего пришлось работать экспедиторам и специалистам по таможенному оформлению грузов. Дело в том, что их работа невозможна в удаленном режиме и требует посещения таможни и сертификационных органов, а также перемещения по городу для регулирования текущих вопросов. Но диалог с контрагентами и коллегами у логистов возможен и дистанционный.

В целом же в компании считают, что у дистанционной работы есть свои плюсы и минусы:

 Положительные аспекты 

• Сотрудник не тратит время на дорогу дом-работа-дом, так как у большинства сотрудников дорога в одну сторону занимает порядка 1 часа.
• Минимизируются затраты на оплату проезда, топливо для личного авто, обеденное питание, приобретение одежды соответствующего офисного стиля.
• Сотрудник получает больше времени на сон (отдых) и возможность проводить больше времени с семьей за счет отсутствия потери времени в дороге на работу.

 Отрицательные  аспекты

• Операционная необходимость посещения офиса для получения, проверки, подписания первичной документации и передачи в бухгалтерию.
• Живой контакт с сотрудниками других подразделений ускоряет обсуждение и решение ряда текущих вопросов.
• Снижается корпоративная сплоченность коллектива.
• Снижается возможность контроля за сотрудником со стороны непосредственного руководителя, что снижает трудовую дисциплину и может привести к менее качественному выполнению своих функциональных обязанностей.

Лаборатория

Поскольку лаборатории как на ПСП, так и на маслоэкстракционном заводе непосредственно связаны с производством, проводить испытания в удаленном режиме невозможно. Сотрудники лабораторий не уходили на удаленку, просто ужесточили профилактические санитарные мероприятия.

В значительной степени им помогла внедренная на предприятиях система менеджмента безопасности и качества продукции, построенная на принципах НАССР.
В целом основные программы по обеспечению санитарного состояния предприятия и личной гигиены сотрудников в компании действуют не первый год, поэтому «изобретать велосипед» не пришлось.

«Относительно автоматизации процессов — очень помогло, что в 2019-2020 гг. мы внедрили оперативный учет в программе 1С на элеваторах. Таким образом, ежедневно видим ситуацию с качеством на предприятиях, в том числе в разрезе складов и силосов, а также осуществляем контроль технологических процессов, которые происходят на элеваторах. По заводу данную работу начали и планируем закончить к концу 2020 года», — сообщает директор департамента качества «ОптимусАгро Трейд» Ольга Жиган.

Безопасность

Генеральный директор компании сообщила, что за весь период карантина ни один сотрудник «ОптимусАгро Трейд» не был инфицирован COVID-19. Сейчас, несмотря на общее ослабление карантина, на предприятии подразделения обеспечили всеми необходимыми средствами для защиты и предотвращения заболевания. 

Особое внимание уделяют питанию персонала на МЭЗе. И хотя столовую закрыли на период карантина, вышли из ситуации просто: трансформировали ее в «питание на вынос». Уточняют, что при этом соблюли все меры предосторожности и безопасности.

Эмоциональная стабильность

Важным моментом в посткарантинном периоде стало сохранение эмоциональной стабильности сотрудников. Она важна не только для их собственного здоровья, но и для компании в целом, отметили в департаменте безопасности труда.

ТОП-менеджеры «ОптимусАгро Трейд» открыто говорили сотрудникам, в какой ситуации находится компания, страна, весь мир и как дальше двигаться. А человеческий фактор работает как мотиватор, настраивает на позитив.

Жизнь после карантина. Новый этап

Посткарантинный период — вызов для всех компаний и новый этап, который может привести  к переформатированию рынка, открытию горизонтов новых возможностей и перспектив. Поэтому в компании не планируют сокращать объемы переработки подсолнечника. В целом все производственные показатели собираются выполнить без существенных отклонений от плана.

Сегодня сотрудники главного офиса «ОптимусАгро Трейд» продолжают по максимуму работать дистанционно. А тех, кому необходимо присутствовать на работе, подвозят транспортом компании.

«Контроль температуры теперь останется с нами навсегда, это меры предосторожности во избежание распространения заболеваний в коллективе. И неважно, будь это коронавирус или любая другая инфекция. Карантин многих заставил задуматься о бережном отношении к самому себе и своему здоровью. Если говорить честно, многие могли себе позволить явиться на работу с незначительной температурой или плохим самочувствием, сейчас же это недопустимо», — подытожила Елена Буркатовская.

Каждый день в компании продолжают собирать информацию о здоровье сотрудников. А с помощью отчета, на основании статистических данных можно в будущем анализировать пики заболеваемости и причины. Собранные данные также помогут принять правильные управленческие решения.

Игорь Вестин, Latifundist.com