З чого почати перехід на е-ТТН та як обрати провайдера: досвід АТБ
В останні роки цифровізація бізнес-процесів набуває все більшого поширення у практиці українських компаній. Це пояснюється цілою низкою факторів — від пришвидшення документообігу до мінімізації людського впливу при оформленні документів.
Одним із проєктів, що допоможе підприємцям оптимізувати свої бізнес-процеси є впровадження електронної товарно-транспортної накладної (е-ТТН). ТТН — це документ, без якого здійснення вантажних перевезень неможливе. Щоб детальніше дослідити питання переходу на електронний формат ТТН, ми поспілкувалися з начальником відділу інновацій «АТБ-Маркет» Володимиром Рябченком та з Дмитром Гончаровим, продакт-менеджером компанії EDIN — одним з провайдерів електронного документообігу (ЕДО).
Разом із провайдером EDIN «АТБ» вже протестували електронну ТТН у своїй роботі та активно готуються до запровадження е-ТТН на законодавчому рівні, коли документ стане обов'язковим для всіх перевезень автомобільним транспортом. Тож, як безболісно перейти на е-ТТН і з чого слід почати готуватися — далі.
Latifundist.com: Чому у вашій компанії ухвалили рішення переходити на електронну товарно-транспортну накладну?
Володимир Рябченко: Для нашої компанії цей крок є досить закономірним. Враховуючи інтенсивність вантажних перевезень, які здійснюються за день для роботи торгових точок, кількість паперової документації просто колосальна. А її потрібно правильно заповнити, здійснити обмін з іншими сторонами вантажоперевезення та архівувати. На кожному з цих етапів виникали свої труднощі, рішення яких потребували часу та витрат. Тому в певний момент постало питання оптимізації документообігу для покращення наших послуг. Саме з цим запитом ми почали працювати разом з провайдером EDIN.
Перевагою для співпраці з EDIN стало те, що цей провайдер залучений до реалізації цього проєкту та вже пройшов тестування взаємодії із системою е-ТТН, через яку і здійснюється обмін даними в накладних.
Спільно з провайдером EDIN ми розпочали пілотне впровадження е-ТТН в серпні 2022 року. Також до цього пілоту вже долучилось декілька наших постачальників, які здійснюють доставку на розподільні центри і склади, використовуючи електронну ТТН та супровідні електронні документи.
Latifundist.com: У чому особливість роботи провайдера ЕДО та на що звернути увагу підприємцям під час вибору?
Дмитро Гончаров: Говорячи простою мовою, провайдер ЕДО надає компанії-клієнту необхідне програмне забезпечення для здійснення електронного документообігу. EDIN, наприклад, забезпечує повний ланцюг сервісу від замовлення до отримання вчасної оплати послуг та оприбуткування товарів у різних бізнес-процесах. Як правило, робота провайдера направлена на експертну підтримку на кожному етапі переходу з паперу та електронний документообіг без зупинки бізнесу.
У випадку з е-ТТН ми також активно співпрацюємо з державою, оскільки її використання стане обов’язковим для всіх вантажних перевезень вже цього року. Тобто ми ніби провідники між державною ініціативою і безпосередньо бізнесом. Разом з провайдером компанія вже зараз має можливість протестувати систему, розглянути практичні кейси відповідно до своїх конкретних потреб та пропрацювати власні помилки.
Вибір провайдера залежить від потреби та запиту конкретної компанії. Зазвичай компанії аналізують можливості провайдера на предмет готовності рішення для закриття необхідних бізнес-процесів — прямі постачання, внутрішні перевезення, крос-докінг тощо.
Володимир Рябченко: Варто розуміти, що перейти на е-ТТН без допомоги провайдера ЕДО не вдасться. Кожній компанії, що має справу з вантажними перевезеннями, варто обрати провайдера ЕДО для роботи або ж, як в нашому випадку, переконатися, що ваш провайдер вже працює над цим проєктом.
З власного досвіду знаємо, що для компаній важливо не просто отримати функціонал для роботи з е-ТТН, а й мати весь ланцюг постачання в електронному вигляді для прискорення проведення бухгалтерських операцій, закриття поставки та отримання оплати за товар/послугу, отримання інформації про кількісні і/або якісні розбіжності при прийманні тощо. Також досить важливо, щоб провайдер забезпечив просту та зручну роботу для перевізників та водіїв. (З переліком провайдерів, що приєдналися до реалізації проєкту, можна ознайомитися на сайті е-ТТН — прим. ред.)
Latifundist.com: З чого слід почати готуватись до переходу на використання електронної форми е-ТТН?
Володимир Рябченко: Перш за все, потрібно розуміти, що впровадження е-ТТН — це незворотній процес, а часу на перехід залишається небагато.Слід розуміти, що перехід на електронний документообіг потребує змін в бізнес-процесах, однак істотно покращує їх. Наша рекомендація — вже починати співпрацю в провайдером ЕДО. Він зорієнтує щодо всіх технічних нюансів.
Latifundist.com: Що для вас було найскладніше під час реалізації е-ТТН?
Дмитро Гончаров: Адаптувати нашу платформу під вимоги проєкту впровадження е-ТТН. З точки зору інтеграції з центральною базою даних для провайдера ЕДО цей проєкт є складним і, на перший погляд, досить заплутаним — необхідно детально проаналізувати процес роботи е-ТТН та коригуючих актів, розібратись зі структурами та технічними особливостями реєстрації цих документів.
Наступним важливим кроком є розробка API-інтерфейсу для компаній-клієнтів та візуальних форм документів на платформі, щоб кінцевий користувач досить швидко та легко виконував свої базові задачі, а не занурювався в дотичні питання оформлення та підпису е-ТТН. Для нас, як команди розробки, це пріоритет номер один.
Володимир Рябченко: Варто уточнити, що в роботі ми використовуємо електронну ТТН поточної версії. Нова версія електронної ТТН, що буде обов’язковою після ухвалення відповідного законодавства, знаходиться у розробці.
Latifundist.com: Назвіть основні виклики, з якими зіштовхнулися при впровадженні е-ТТН?
Володимир Рябченко: Беручи до уваги наш досвід впровадження та роботи з е-ТТН та з іншими первинними документами в електронному вигляді, ми можемо відзначити кілька складних питань:
Комплексний підхід: ми дійшли висновку, що використання е-ТТН разом з рештою первинних документів у паперовому вигляді не полегшить, а ускладнить процеси підприємства. Тому разом з впровадженням е-ТТН ми також цифровізуємо інші первинні документи.
Оптимізація процесів: потрібно внести зміни в наявні внутрішні процеси роботи з первинними документами, оскільки всі вони розраховані на паперовий документообіг. Для цього ми детально вивчили наявні процеси, розглянули всі можливі ситуації, які можуть виникати під час роботи з первинними документами, та зробили опис майбутніх процесів із використанням електронного документообігу.
Модернізація програмного забезпечення: якщо компанія використовує великий обсяг первинних документів, тоді буде потрібно доопрацювати облікову систему для інтеграції з провайдером електронного документообігу. Для цієї роботи потрібно залучити ІТ-фахівців та спільно з провайдером розробити технічне рішення для інтеграції.
Пошук компромісів: немає суворих правил щодо заповнення деяких розділів е-ТТН для всіх учасників процесу перевезення. Є розділи, які одна сторона вважає обов’язковими для заповнення, а інша — необов’язковими. Тому сторонам вантажоперевезення потрібно домовитися про загальні правила заповнення. Складність полягає в тому, що наша компанія працює із великою кількістю контрагентів.
Будьте готові до змін: на жаль, зараз електронні документи успадковують недоліки паперових документів, оскільки вимоги законодавства до заповнення паперових документів поширюються й на електронні. Якщо ці вимоги будуть порушені, то господарську операцію можна визнати недійсною.
В електронній ТТН є текстові поля, для яких поки що немає якихось стандартизованих даних. Хоча на наш погляд, такий підхід не підходить для електронного документообігу, де замість текстових полів можуть бути використані особливі універсальні ідентифікатори.
Тому при впровадженні е-ТТН нам доводиться синхронізувати з нашими партнерами дані, які будуть використовуватись для заповнення е-ТТН, і потім контролювати правильність їх заповнення. Як приклад, можна навести адресу доставки, яка має відповідати умовам договору та оновлюватись після перейменування населених пунктів, вулиць тощо, хоча адреси вже мають унікальні цифрові ідентифікатори (GLN) і немає потреби їх прописувати текстом.
Latifundist.com: Як держава розвиває цей проєкт?
Дмитро Гончаров: Як провайдер ЕДО, ми рухаємося у впровадженні е-ТТН етап за етапом фактично від початку роботи над проєктом. Разом з Міністерством розвитку громад, територій та інфраструктури, яке є ініціатором впровадження, та Інститутом аналітики та адвокації ми знаходимося на постійному зв’язку для покращення системи. Звісно, початок повномасштабного вторгнення вплинув на терміни реалізації проєкту, однак його відновили і ми отримали ще більшу впевненість в необхідності переходу на цифру.
Володимир Рябченко: Важливим моментом для бізнесу є те, що на період тестування, використання е-ТТН є повністю безкоштовним. Вже зараз компанії можуть звести використання паперових ТТН до однієї копії, яка необхідна водієві на випадок перевірки працівниками Державної служби з безпеки на транспорті. Після того, як е-ТТН стане обов’язковою, використовувати паперові копії взагалі буде не потрібно.
В «АТБ» ми розуміємо, що з точки зору економії ресурсів, зручності та швидкості е-ТТН має значні переваги у порівнянні з паперовим аналогом. Тому в умовах сучасного бізнесу електронна товарно-транспортна накладна є правильним рішенням для покращення нашої роботи.
Нагадаємо, впровадження системи е-TTН здійснюється Міністерством розвитку громад, територій та інфраструктури за підтримки Міністерства цифрової трансформації та USAID/UK aid проєкту «Прозорість та підзвітність у державному управлінні та послугах/ TAPAS» та за участі ГО «Інститут аналітики та адвокації», яка на період реалізації проєкту є адміністратором системи е-TTН.
